Antes de ligar a integração com o TOTVS Protheus, um conjunto de decisões precisa ser tomado com o cliente: o que importar, como tratar estoque e preço, o que acontece quando um pedido é pago, como a tarifa do meio de pagamento entra no financeiro. Este artigo lista essas decisões, o efeito prático de cada escolha e o que perguntar ao cliente. A configuração em si é aplicada pela Vendelo na ativação da empresa.
Índice
Quem configura
A configuração da integração é aplicada pela Vendelo, na ativação da empresa. O papel da consultoria e do cliente é fornecer as decisões e os cadastros que elas exigem.
Use este artigo como roteiro de levantamento. Cada seção corresponde a uma pergunta que precisa de resposta antes da ativação, e várias delas dependem de cadastro no ERP que leva tempo para ficar pronto.
Conexão e acesso
| Decisão | O que o cliente precisa fornecer |
|---|---|
| Endereço de acesso | O endereço da instância dedicada à integração, em HTTPS, alcançável pelo caminho de rede aprovado |
| Credencial | Usuário Protheus criado especificamente para a integração, com as permissões mínimas necessárias |
| Certificado | Certificado de autoridade confiável ou, no caso de autoassinado, a identificação do certificado que deve ser aceito |
| Empresa e filial principal | Qual filial será a filial padrão no Vendelo |
A senha nunca circula por e-mail, planilha ou arquivo de projeto. Combine desde o início o canal seguro de entrega e o procedimento de troca.
Catálogo e estoque
| Pergunta ao cliente | Efeito da escolha |
|---|---|
| Quais tipos de produto entram no catálogo? | Por padrão, apenas os tipos considerados vendáveis. Ampliar traz itens que o vendedor não deveria oferecer. |
| Quem controla se um produto está ativo? | Ou o ERP manda, e o Vendelo reflete, ou o status passa a ser gerido no Vendelo. |
| Como o depósito é escolhido? | Existe uma cascata: uma regra específica do cliente, depois o padrão da filial, depois o padrão do produto. Sem nada que resolva, a operação é bloqueada em vez de escolher um depósito qualquer. |
| O saldo exibido é por depósito ou totalizado? | Muda o que o vendedor enxerga na tela do produto. |
| O estoque bloqueia a venda? | É possível operar ignorando o saldo, para negócios que vendem sob encomenda. |
| De onde vem o código de barras? | Do campo padrão ou de uma regra própria do cliente. |
| Como os clientes são agrupados? | Define o agrupamento usado em regras comerciais. |
Imagens de produto
A importação de foto do catálogo vem desligada, e essa é a escolha certa na maioria dos casos: boa parte das bases não mantém foto no cadastro.
Se o cliente mantém e quer usar, três pontos precisam de resposta:
- Onde estão os arquivos. O cadastro do produto guarda o nome do arquivo; o arquivo em si fica no servidor do ERP.
- Qual o tamanho típico. Existe um teto por imagem, e o Vendelo gera miniatura de qualquer forma. Foto de catálogo não precisa ter vários megabytes.
- Quando importar. É o item mais pesado da carga inicial. Em homologação, cerca de setenta megabytes de foto levaram uns quinze minutos.
Em regime contínuo o custo é baixo: só a foto de quem ainda não tem imagem no Vendelo, ou cuja imagem mudou, é transferida.
Documentos e concorrência
| Pergunta ao cliente | Efeito da escolha |
|---|---|
| O backoffice edita os mesmos pedidos que o vendedor? | Se sim, vale ligar o controle de concorrência, que recusa gravar por cima de uma alteração feita no ERP depois da última leitura. |
| Quais tipos de título contam como inadimplência? | Adiantamentos normalmente não contam. |
| Existe tolerância de atraso? | Define a partir de quantos dias o título passa a pesar contra o cliente. |
O que o Vendelo grava no ERP
| Decisão | Por que importa |
|---|---|
| Regra fiscal de saída padrão | Usada quando nem a finalidade do item nem a do documento definem uma. Sem nenhuma delas, o gatilho do próprio produto decide. |
| Dados dos clientes criados pelo vendedor | Loja e tipo padrão aplicados a todo cliente novo criado pelo aplicativo. |
| Natureza financeira do cliente | Obrigatória em ambientes cujo parâmetro fiscal exige natureza no cliente. Sem ela, o primeiro pedido de um cliente novo é recusado. |
| Série da nota automática | Necessária quando o faturamento automático é usado. Pode variar por filial. |
Campos do cliente usados na gravação
Alguns dados só chegam ao ERP se houver um campo para recebê-los, e esse campo precisa já existir no dicionário do cliente. A integração nunca cria campo.
| Informação | Situação |
|---|---|
| Número e item do pedido do cliente, para a nota fiscal | Dois campos na linha do pedido. No dicionário padrão os candidatos são C6_NUMPCOM e C6_ITEMPC. Precisa ser confirmado com o cliente. |
| Referência do documento | Depende de campo existente no cabeçalho do pedido (prefixo C5_), informado na configuração |
| Contato do pedido | Não há campo nativo universal. Depende de campo C5_ criado pelo cliente e informado na configuração. |
| Modalidade de entrega | Campo C5_ opcional. Sem campo, a informação fica apenas no Vendelo |
Pedido pago: até onde ir
Quando um pedido é pago no Vendelo, o quanto acontece no Protheus é uma escolha. São três níveis, e cada um exige mais cadastro que o anterior:
Só o pedido. O documento é criado e o financeiro fica com o backoffice.
Pedido mais adiantamento. O título de adiantamento é lançado automaticamente. Exige a conta corrente e a natureza financeira definidas, e elas precisam existir em cada filial que vai operar.
Pedido, adiantamento e nota. A nota sai na hora. Exige a série definida e que o pedido tenha liberação, sem bloqueio de crédito ou estoque.
O terceiro nível é o que mais falha em produção, porque depende do pedido estar liberado. Para operações com bloqueio de crédito frequente, deixar o faturamento no backoffice costuma ser a decisão mais estável.
Tarifa do meio de pagamento
A tarifa cobrada pelo meio de pagamento pode não ser lançada, ou entrar como título a pagar.
| Decisão | Recomendação |
|---|---|
| Como lançar a tarifa | Título a pagar. A despesa entra como título e contabiliza pelo lançamento padrão do cliente. O modo de lançamento contábil direto não é suportado. |
| Fornecedor e natureza da tarifa | Precisam existir no cadastro, e a natureza precisa existir na filial |
| Cancelar pedido estorna a tarifa? | Depende do contrato com o meio de pagamento. Se ele devolve, estorne. Se ele retém, a despesa é real e o título deve permanecer. |
Apagar o título de uma tarifa que o meio de pagamento reteve esconderia um custo que a empresa efetivamente teve. Por isso a escolha é explícita e não assumida.
Roteiro de levantamento
Leve estas perguntas à reunião de configuração:
Qual filial é a principal, e quais outras vão operar?
Quais tipos de produto o vendedor pode oferecer?
Como o depósito de cada venda é decidido?
O cliente mantém foto de produto no ERP? Quer usar?
O backoffice edita pedidos que o vendedor também edita?
Qual a regra fiscal de saída padrão?
O ambiente exige natureza no cadastro do cliente?
Pedido pago gera adiantamento? Gera nota?
Como a tarifa do meio de pagamento deve ser lançada?
Quais informações do pedido precisam chegar à nota fiscal?
Perguntas frequentes
O cliente pode alterar a configuração sozinho?
Não. A configuração da integração é aplicada pela Vendelo. Mudanças são solicitadas e aplicadas em janela combinada.
Dá para mudar depois?
Dá, e é comum. Algumas mudanças, porém, exigem recarga de um grupo de dados, então planeje junto com a Vendelo em vez de pedir alteração isolada.
Uma instalação atende mais de uma empresa Protheus?
Atende. Cada empresa tem endereço, credencial e regras próprias.
Precisamos decidir tudo antes de começar?
As decisões de conexão, catálogo e regra fiscal, sim, porque a carga inicial depende delas. As de financeiro podem ser ajustadas durante a homologação, desde que os cadastros do ERP já existam.
Ligar a importação de imagens é seguro?
É, desde que dimensionada. Faça a primeira importação junto com a carga inicial, fora do horário de uso, e confirme o tamanho típico das fotos com o cliente antes.
O que acontece se a regra de depósito não resolver?
A operação é bloqueada, de propósito. Escolher um depósito arbitrário geraria movimento no lugar errado, o que é pior do que um erro visível na fila.
Próxima leitura
Pré-requisitos para integrar o Vendelo ao TOTVS Protheus: Decisões tomadas, confira os pré-requisitos técnicos: release, instância dedicada, usuário de integração, rede e dicionário.
