Um pedido nasce no aplicativo do vendedor e termina como nota fiscal no Protheus. Entre uma coisa e outra existem etapas que acontecem no ERP, e entender onde cada uma mora evita a pergunta mais comum do suporte: “o pedido sumiu?”. Este artigo percorre o ciclo completo, da cotação à nota, mostrando o que o Vendelo faz, o que o ERP faz e o que fazer quando o fluxo trava.
Índice
O mapa do ciclo
| Etapa | Onde acontece | Quem faz |
|---|---|---|
| Cotação | Vendelo | Vendedor |
| Pedido | Vendelo, gravado no Protheus | Vendedor |
| Liberação | Protheus | Regras de crédito e estoque |
| Faturamento | Protheus | Backoffice, ou automático |
| Nota fiscal | Protheus | ERP e SEFAZ |
| Devolução | Protheus | Backoffice |
Note quantas etapas moram no ERP. O Vendelo origina e acompanha; quem executa o fluxo fiscal e financeiro é o Protheus, com as regras do cliente.
Cotação
A cotação pode existir apenas no Vendelo. Ela é a ferramenta de negociação: o vendedor monta, ajusta, envia ao cliente, revisa. Nada disso precisa aparecer no ERP.
Quando o cliente aprova, a cotação vira pedido, e é nesse momento que o documento chega ao Protheus.
Isso mantém o ERP limpo de negociação que não se concretizou. Cliente que pede orçamento e não fecha não deixa rastro de documento no Protheus.
O pedido chega ao ERP
Ao fechar o pedido, a integração usa a rotina oficial de pedido de venda do Protheus. O ERP aplica exatamente as mesmas validações que aplicaria a uma digitação pela tela:
- cliente existente e apto;
- regra fiscal válida para a operação;
- condição de pagamento;
- natureza financeira, quando o ambiente exige;
- preço e disponibilidade.
Se o ERP recusaria o pedido na tela, ele recusa pela integração também. A mensagem de recusa chega ao Vendelo e aparece na fila de integração, e a correção é no ERP ou na configuração, não no aplicativo.
Número do pedido
O número é gerado pelo Protheus, por filial, e volta para o Vendelo. Dois pontos importam na operação:
- Números se repetem entre filiais. A identificação completa é o número mais a filial.
- O Protheus reemite números de documentos excluídos, e a integração trata isso sozinha para não haver conflito.
Alterar um pedido integrado
Pedido já gravado no ERP pode ser alterado pelo Vendelo, e a alteração passa pela mesma rotina oficial, com as mesmas validações.
Alterações têm limite natural: o que já foi entregue ou faturado não volta atrás. Reduzir a quantidade de uma linha já entregue não é uma alteração, é uma devolução.
Quando os dois lados editam
Se o backoffice mexe nos mesmos pedidos que o vendedor edita, existe um controle opcional que recusa gravar por cima de uma alteração feita no ERP depois da última leitura.
Ligue esse controle quando houver edição nos dois lados. Sem ele, a última gravação vence, e a alteração do backoffice pode ser perdida sem ninguém perceber.
Liberação
Entre o pedido e a nota existe a liberação, que é onde as regras de crédito e estoque do cliente atuam. Uma linha pode ficar retida por bloqueio, e enquanto estiver retida ela não fatura.
Isso é comportamento normal do ERP, não da integração. O que a integração faz é refletir a situação, para que o vendedor não fique no escuro.
Faturamento
O faturamento pode ficar com o backoffice, no ERP, ou ser automático no momento do pagamento aprovado. As duas configurações são legítimas:
| Modo | Quando faz sentido |
|---|---|
| Backoffice fatura | Operações com bloqueio de crédito frequente, ou faturamento em lote |
| Automático no pagamento | Venda paga na hora, com pedido normalmente liberado |
Faturamento automático de pedido não liberado falha, com mensagem de que não há liberação válida. Não é defeito: é o bloqueio de crédito ou de estoque fazendo o trabalho dele.
Faturamento parcial
Um pedido pode ser faturado em partes: algumas linhas saem, outras ficam retidas por bloqueio. Isso é um resultado legítimo, não um erro.
O Vendelo informa quais notas foram geradas e quais linhas continuam retidas. Quando o bloqueio cair, elas seguem o fluxo normal.
Refaturar um pedido já faturado é seguro: a operação reconhece o que já saiu, devolve as notas existentes e não emite nota nova. Repetir por engano não duplica documento fiscal.
Quando não há saldo a faturar e também não há nota, a operação é recusada com uma explicação: só o desbloqueio de estoque ou de crédito resolve. É preferível uma recusa clara a uma nota indevida.
Nota e DANFE
Emitida a nota, ela volta para o Vendelo e o vendedor acompanha a situação do documento. A DANFE em PDF depende da nota estar autorizada e da rotina correspondente existir no ambiente do cliente.
Existe um intervalo entre faturar e a nota ser autorizada. Nesse período não há DANFE a buscar, e isso vale explicar ao vendedor no treinamento.
Devolução
A devolução é registrada no ERP e refletida no Vendelo. Ela é o caminho correto quando a mercadoria já saiu e o cliente devolveu, e não deve ser confundida com cancelar o pedido.
| Situação | Caminho |
|---|---|
| Pedido errado, nada entregue | Cancelar |
| Cliente desistiu do saldo restante | Encerrar |
| Mercadoria entregue e devolvida | Devolução no ERP |
Fim de vida do pedido
Um pedido termina de três formas: totalmente faturado, encerrado ou cancelado. As duas últimas são operações diferentes e frequentemente confundidas.
Cancelar exclui o pedido no Protheus; encerrar preserva o documento e fecha o saldo em aberto. A exclusão é lógica, então o registro continua no banco, mas o pedido some de toda tela, consulta e relatório do ERP. Na dúvida, encerre.
Perguntas frequentes
A cotação aparece no Protheus?
Não enquanto for cotação. Ela chega ao ERP quando é convertida em pedido.
Fechei o pedido e ele não apareceu no ERP. O que houve?
Olhe a fila de integração filtrada por erro. A mensagem de recusa do Protheus costuma dizer exatamente o que faltou: natureza, regra fiscal, condição de pagamento ou disponibilidade.
Por que o pedido não fatura?
Quase sempre porque não há liberação válida, por bloqueio de crédito ou de estoque. Libere no ERP ou fature pelo backoffice quando o bloqueio for resolvido.
Faturou só parte do pedido. Está errado?
Não. Faturamento parcial é resultado legítimo: as linhas liberadas saem e as retidas esperam o desbloqueio.
Cliquei em faturar duas vezes. Vai sair nota duplicada?
Não. A operação reconhece o que já foi faturado e devolve as notas existentes, sem emitir nota nova.
Posso alterar um pedido já faturado?
O que já foi faturado não volta atrás por alteração. Nesse ponto o caminho é devolução ou ajuste no ERP, conforme o caso.
O backoffice alterou o pedido e minha alteração sumiu. Por quê?
Sem o controle de concorrência ligado, a última gravação vence. Se houver edição nos dois lados com frequência, vale ligar o controle: ele recusa a gravação em vez de sobrescrever silenciosamente.
Dois pedidos com o mesmo número. Erro?
Não, se forem de filiais diferentes. A numeração é por filial.
Onde vejo em que etapa o pedido está?
Na própria tela do documento no Vendelo, que reflete a situação do ERP. Para investigar por que uma etapa não avançou, use a fila de integração.
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Financeiro e pagamento aprovado no Protheus: Quando o pedido nasce pago, o financeiro entra em cena: adiantamento, nota fiscal automática, compensação e tarifa.
