O vendedor existe nos dois sistemas, mas com papéis diferentes: no Protheus ele é um cadastro que carrega a carteira de clientes; no Vendelo ele é uma pessoa que faz login e consome uma licença. Ligar os dois corretamente é o que decide quem enxerga qual cliente e quem entra na cobrança. Este artigo explica como o vínculo é feito, o que acontece quando o e-mail falta ou se repete, e como a licença é atribuída e removida.
Índice
Dois papéis, duas origens
| No Protheus | No Vendelo | |
|---|---|---|
| O que é | Cadastro de vendedor, com código próprio | Pessoa que faz login |
| Para que serve | Amarrar documentos e comissão, e definir a carteira | Acessar o aplicativo e trabalhar |
| Origem oficial | É a origem do cadastro e da carteira | É a origem da licença e das permissões |
| Opcional | Obrigatório para login |
Essa assimetria é a raiz de quase todo problema com vendedores na implantação: o ERP aceita vendedor sem e-mail, e o Vendelo precisa de um e-mail para existir uma pessoa.
Como o vínculo é feito
A identidade do vendedor é o código dele no Protheus, não o e-mail. Essa escolha importa: se o e-mail fosse a chave, todo vendedor sem e-mail ficaria de fora da integração.
O e-mail entra como forma de reaproveitar uma pessoa que já existe no Vendelo:
O vendedor já foi sincronizado antes. Ele é reconhecido pelo código do ERP. Se ele trabalha com carteira, a carteira é atualizada a partir do ERP; se ele enxerga todos os clientes, continua enxergando (veja Carteiras de clientes).
É a primeira vez, e o cadastro tem e-mail válido. Se já existir uma pessoa com aquele e-mail no Vendelo, ela é adotada e passa a carregar a identidade do ERP. Nada mais dela é alterado: função, licença, empresa e permissões continuam como estavam — e, se ela enxergava todos os clientes, não ganha carteira por isso.
É a primeira vez e não há pessoa com aquele e-mail. Um usuário novo é criado, com a carteira do ERP.
A adoção por e-mail é o que permite preparar os usuários no Vendelo antes da primeira carga. Cadastre as pessoas com o mesmo e-mail que está no ERP e elas serão reconhecidas, em vez de duplicadas.
Vendedor sem e-mail no ERP
Vendedor sem e-mail no cadastro do Protheus não é ignorado. Ele entra no Vendelo com um e-mail sintético, gerado a partir do código dele, e com a carteira de clientes correspondente.
| Efeito | Detalhe |
|---|---|
| Entra na integração | Documentos podem referenciar esse vendedor normalmente |
| Carteira preservada | Os clientes dele ficam associados corretamente |
| Não recebe licença | Ele não faz login. Não entra na cobrança. |
| Perfil padrão | Sobe com o perfil de força de vendas padrão |
Isso resolve o caso real do vendedor que existe no ERP para efeito de comissão e amarração de documento, mas que não vai usar o aplicativo. Quando ele passar a usar, basta preencher o e-mail no ERP e atribuir a licença.
Os dois conflitos que param a sincronização
Duas situações fazem o item da carga do grupo Vendedores parar em erro na fila, de propósito, em vez de escolher um caminho por conta própria:
| Conflito | Por que para | Como resolver |
|---|---|---|
| E-mail repetido em dois vendedores no Protheus | Não há como decidir qual dos dois cadastros é a pessoa | Corrigir no ERP: cada vendedor com o próprio e-mail, ou deixar em branco o que não usa o aplicativo |
| E-mail já vinculado a outro vendedor no Vendelo | A pessoa já carrega a identidade de outro código do ERP | Decidir qual é o vínculo correto e corrigir no ERP ou no cadastro da pessoa |
Resistir a adivinhar é intencional. Vincular o vendedor errado à pessoa errada muda a carteira que ela enxerga, o que significa dar a um vendedor acesso à base de clientes de outro.
Quando os vendedores são sincronizados
Diferente dos demais cadastros, alterações no cadastro de vendedor do Protheus não são detectadas automaticamente. A sincronização acontece em dois momentos:
- Pelo grupo Vendedores da carga de dados do ERP, que é o caminho normal e pode ser repetido quando quiser. É o único caminho que grava carteiras.
- Sob demanda, quando um documento chega referenciando um código de vendedor que o Vendelo ainda não conhece. Aqui a integração só faz o mínimo para o documento ter dono: se existir uma pessoa com o e-mail do vendedor, ela é adotada; se não existir, um usuário novo é criado sem carteira e sem licença. A carteira só entra na próxima carga do grupo Vendedores. Se o vendedor não puder ser resolvido (por exemplo, e-mail em conflito), o documento é importado no usuário padrão da integração — a importação nunca para por causa do vendedor.
Guarde essa diferença: se alguém preencher o e-mail de um vendedor no ERP e nada acontecer no Vendelo, não é defeito. Rode uma carga do grupo Vendedores. O mesmo vale para um vendedor que apareceu “do nada” porque um pedido dele chegou: ele existe, mas ainda não tem carteira.
Carteiras de clientes
A carteira vem do Protheus junto com o vendedor. É ela que define quais clientes cada pessoa enxerga no aplicativo.
- A manutenção é no ERP. Mudar a carteira no Vendelo é trabalho perdido.
- Um cliente pode estar em mais de uma carteira, conforme o cadastro do ERP.
- Alterações de carteira entram na próxima carga do grupo Vendedores.
Nem todo usuário recebe carteira. No Vendelo, quem não tem nenhum cliente na carteira enxerga todos os clientes — é o perfil natural de master, gerente e supervisor. A carga do grupo Vendedores respeita isso:
| Usuário | O que a carga faz com a carteira |
|---|---|
| Novo, criado pela carga | Recebe a carteira do ERP |
| Já existe e já tem ao menos um cliente na carteira | Carteira substituída pela do ERP |
| Já existe e não tem nenhum cliente na carteira (enxerga todos) | Só o vínculo com o código do ERP é gravado. A carteira não é tocada; ele continua vendo todos os clientes |
| Usuário master | Idem — nunca recebe carteira, mesmo que o e-mail dele esteja num vendedor do ERP |
Isso protege o gerente que também é vendedor no ERP: uma carga repetida não o rebaixa a ver só a carteira dele. Se a intenção for justamente transformar essa pessoa em vendedor de carteira, inclua ao menos um cliente na carteira dela no Vendelo; a partir daí a carga do grupo Vendedores passa a mantê-la a partir do ERP.
Licença de acesso
Licença é do Vendelo, não do ERP. Vendedor sincronizado não recebe licença automaticamente: alguém precisa atribuir.
Ao atribuir, o Vendelo pede confirmação do e-mail antes de liberar o acesso, e avisa com todas as letras: ao atribuir a licença, o usuário será incluído no processo de cobrança.
Confirme o e-mail antes de confirmar a atribuição. É por ele que a pessoa vai fazer login, e é a atribuição que inicia a cobrança daquele usuário.
Na prática, isso significa que a conta cresce quando alguém libera acesso, não quando um vendedor é importado do ERP. Uma carga que traz duzentos vendedores não gera duzentas cobranças.
O passo a passo de atribuição e administração de licenças, na tela Contas de usuário, está no artigo Usuário e Carteiras, na seção Licenças de acesso.
Remover uma licença
A remoção não é imediata, e isso é proposital. Ela envolve cobrança, então passa por confirmação da Vendelo.
A empresa solicita a remoção e informa a justificativa.
A licença continua ativa e o pedido é enviado para o suporte da Vendelo.
O suporte efetiva a remoção. Só a Vendelo tem autorização para concluir.
Enquanto a solicitação está em andamento, o usuário aparece como remoção solicitada e continua com acesso. Isso evita que alguém perca o acesso no meio de uma venda por causa de um clique.
Não é possível remover um usuário da empresa enquanto ele tiver licença ativa. O Vendelo bloqueia e pede que a licença seja removida antes. Planeje o desligamento com essa ordem em mente.
Desligamento de vendedor
Quando um vendedor sai da empresa, a sequência correta é:
No Protheus: inativar o cadastro e redistribuir a carteira para quem vai assumir.
No Vendelo: solicitar a remoção da licença, com justificativa.
Rodar uma carga do grupo Vendedores para que a nova distribuição de carteira chegue.
Depois da remoção efetivada pelo suporte, remover o usuário da empresa, se for o caso.
Redistribuir a carteira antes é o que evita cliente órfão. Cliente sem vendedor não aparece para ninguém no aplicativo.
Roteiro de implantação
Antes da carga: revise o cadastro de vendedores no Protheus. Cada um que vai usar o aplicativo precisa de e-mail válido e único.
Decida quem não usa: vendedor que existe só para comissão e amarração de documento pode ficar sem e-mail. Ele entra na integração do mesmo jeito, sem licença.
Carregue o grupo Vendedores e trate os conflitos que aparecerem na fila.
Confira as carteiras entrando com um vendedor e verificando se ele vê apenas os clientes dele.
Atribua as licenças apenas para quem vai efetivamente operar, confirmando cada e-mail.
Não esqueça o usuário das automações, se a operação usar fluxos automatizados: ele também precisa de licença ativa.
Perguntas frequentes
Importar vendedores gera cobrança?
Não. A cobrança começa quando uma licença é atribuída a um usuário, e isso é uma ação explícita, com confirmação. Uma carga com duzentos vendedores não gera duzentas cobranças.
Preenchi o e-mail do vendedor no ERP e nada mudou no Vendelo. Por quê?
Alterações no cadastro de vendedor não são detectadas automaticamente. Rode uma carga do grupo Vendedores.
Dois vendedores com o mesmo e-mail. O que acontece?
A sincronização daquele vendedor para com erro na fila. Corrija no ERP: cada um com o próprio e-mail, ou deixe em branco o do vendedor que não usa o aplicativo.
Posso criar o usuário no Vendelo antes da carga?
Pode, e ajuda. Use o mesmo e-mail que está no ERP: a pessoa é adotada em vez de duplicada, e nada dela é alterado além de passar a carregar a identidade do ERP.
Vendedor sem e-mail fica de fora?
Não fica. Ele entra com um e-mail gerado automaticamente e com a carteira dele, mas sem licença, porque não vai fazer login.
Consigo mudar a carteira pelo Vendelo?
A carteira vem do Protheus. Mudança feita no Vendelo tende a ser sobrescrita na próxima carga do grupo Vendedores. Ajuste no ERP.
Por que não consigo remover o usuário da empresa?
Porque ele ainda tem licença ativa. Solicite a remoção da licença primeiro; depois de efetivada pelo suporte, o usuário pode ser removido.
Quanto tempo leva a remoção de uma licença?
Depende do atendimento do suporte da Vendelo. Até lá a licença continua ativa e o usuário mantém o acesso, para não interromper trabalho em andamento.
O vendedor mudou de e-mail. Como faço?
Atualize no ERP e rode uma carga do grupo Vendedores. Confirme antes que o novo e-mail não pertence a outra pessoa no Vendelo, senão a sincronização para em conflito.
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