Cancelar e encerrar parecem sinônimos e não são. Num pedido integrado ao TOTVS Protheus, cancelar exclui o pedido no ERP; encerrar preserva o documento e apenas fecha o saldo em aberto. A escolha errada não se desfaz sozinha, e é a diferença que mais gera reclamação depois do go-live. Este artigo explica o que cada operação faz de verdade, em que ordem, e como escolher.
Índice
- A diferença em uma tabela
- Encerrar: eliminar o resíduo
- Cancelar: excluir o pedido
- A sequência do cancelamento de um pedido pago
- Quando o ERP recusa o cancelamento
- Por que o número do pedido pode ser reaproveitado
- Como escolher
- E o pedido que ainda é rascunho?
- O que treinar com a equipe
- Perguntas frequentes
A diferença em uma tabela
| Encerrar | Cancelar | |
|---|---|---|
| O que acontece no Protheus | O saldo em aberto das linhas é bloqueado. O pedido continua existindo. | O pedido é excluído, cabeçalho e itens. |
| Histórico | Preservado e visível | Some das telas, consultas e relatórios do ERP |
| Linhas já entregues | Ficam como estão | Impedem o cancelamento se houver nota |
| Documentos ligados | Não são tocados | Nota e financeiro precisam ser desfeitos antes |
| Reversível | Não pela integração, mas o documento continua à vista | Não. O pedido some do ERP. |
| Use quando | O cliente não vai levar o saldo restante | O pedido foi um erro e não deveria existir |
Encerrar: eliminar o resíduo
Encerrar é a operação de fechar o que sobrou. A integração percorre as linhas do pedido e trata apenas aquelas com saldo em aberto, isto é, quantidade vendida maior que a entregue. Linha já entregue por inteiro não é tocada.
Nessas linhas, o resíduo é bloqueado. O pedido permanece no ERP, com o histórico do que foi entregue e faturado.
Encerrar um pedido que não tem saldo em aberto não faz nada e não dá erro. A operação é idempotente: a integração responde que não havia resíduo e segue. Isso significa que repetir um encerramento é seguro.
É a operação certa para o caso mais comum da operação real: o cliente levou parte, desistiu do resto, e a empresa quer fechar o pedido sem perder o registro do que aconteceu.
Cancelar: excluir o pedido
Cancelar exclui o pedido no Protheus. Cabeçalho, itens e a grade de formas de pagamento saem juntos, sem deixar resíduo.
Depois de cancelado, o pedido some de toda tela, consulta e relatório do Protheus, e não há como reverter pela integração nem pelo ERP. Se o cliente precisar consultar aquele pedido depois, a operação correta era encerrar.
A exclusão no Protheus é lógica: o registro permanece na tabela, marcado como excluído. O rastro existe no banco para uma perícia, mas não é acessível pela operação normal do ERP. Na prática, para quem usa o sistema, o pedido acabou.
Isso também explica por que o número pode ser reaproveitado: a rotina de numeração não enxerga registros excluídos logicamente.
Por que não é um status “cancelado”
Quem vem de outro ERP estranha, porque lá o pedido cancelado continua na listagem com esse status. No Protheus o pedido de venda não tem estado de cancelamento. Excluir é o cancelamento nativo do ERP, e é o que o usuário do Protheus espera.
Existem campos que parecem servir e não servem:
| Campo | Por que não resolve |
|---|---|
| Status de e-commerce | Pertence à integração de comércio eletrônico, fica vazio na operação normal e o ERP não filtra listagem por ele |
| Registro inativo | Inativação genérica de registro, não o ciclo de vida do pedido |
| Bloqueio | Trata de regras de liberação, sem relação com cancelamento |
A alternativa de marcar um status e eliminar o resíduo foi avaliada e descartada: ela produz um pedido indistinguível de um encerrado para quem olha o ERP, e separar os dois exigiria criar campo no dicionário do cliente.
Excluir também libera reservas e pendências no ERP, que é o efeito que se espera de um cancelamento de verdade.
A sequência do cancelamento de um pedido pago
Quando o pedido já andou, cancelar não é uma operação só. A integração desfaz o que existe, na ordem que o ERP exige, antes de chegar ao pedido:
Nota fiscal. Se houver nota emitida para o pedido, a integração tenta cancelá-la primeiro.
Adiantamento. Se a empresa usa adiantamento, o título é estornado. A baixa é desfeita antes, porque o ERP recusa excluir título já consumido pela nota. Pedido sem adiantamento, porque o pagamento nunca foi aprovado, passa direto.
Tarifa do gateway. O título da tarifa só é estornado se a configuração indicar que o gateway devolve a tarifa. Se o gateway retém, a despesa é real e o título permanece, de propósito.
Pedido. Só então o pedido é excluído.
Apagar o título de uma tarifa que o gateway reteve esconderia um custo que a empresa efetivamente teve. Por isso esse comportamento é configurável e não é assumido.
Quando o ERP recusa o cancelamento
Duas situações interrompem a sequência, e a interrupção é intencional:
| Situação | O que acontece | O que fazer |
|---|---|---|
| Nota fiscal já transmitida à SEFAZ | A integração não consegue cancelar a nota e interrompe, informando o número da nota | Cancelar a nota pelo backoffice do ERP, ou emitir a devolução, e repetir o cancelamento |
| Baixa que o ERP não estorna | O estorno do adiantamento falha | Estornar a baixa no ERP e repetir |
Nada é desfeito pela metade. Quando a integração para no meio, o que já foi desfeito permanece desfeito e o pedido continua lá. Repetir o cancelamento depois de resolver no ERP é seguro.
A mensagem que chega ao Vendelo diz qual é o documento e o que fazer, em vez de apenas registrar uma falha. Ela aparece na fila de integração, na coluna de descrição.
Por que o número do pedido pode ser reaproveitado
O Protheus reemite números de pedido: um número usado por um pedido cancelado pode voltar a ser oferecido.
A integração trata isso sozinha, liberando o número para que o próximo pedido possa usá-lo sem conflito. O número anterior continua registrado como histórico no Vendelo.
Isso só acontece quando o cancelamento passou. Nos casos em que o ERP recusou, o vínculo é preservado, porque o pedido continua existindo lá.
Como escolher
| Situação | Operação | Por quê |
|---|---|---|
| Cliente levou parte e desistiu do resto | Encerrar | Preserva o que foi entregue e faturado |
| Pedido digitado em duplicidade | Cancelar | O documento não deveria existir |
| Pedido no cliente errado, ainda sem nota | Cancelar e refazer | Corrigir o cliente muda a base fiscal inteira |
| Cliente cancelou a compra antes de qualquer entrega | Cancelar | Nada aconteceu no mundo real |
| Item em falta e o cliente não vai esperar | Encerrar | O pedido é válido; só o saldo não sai |
| Pedido antigo esquecido em aberto | Encerrar | Limpa a carteira sem apagar histórico |
| Pedido pago e faturado, e o cliente devolveu | Devolução no ERP | Nem cancelar nem encerrar: o fluxo fiscal é outro |
Na dúvida entre os dois, encerre. Encerrar mantém o pedido à vista no ERP; cancelar tira ele de circulação. Um pedido encerrado por engano ainda pode ser consultado depois.
E o pedido que ainda é rascunho?
Pedido que ainda não foi para o ERP não tem nada a cancelar no Protheus: ele existe apenas no Vendelo e pode ser removido normalmente. A remoção com efeito no ERP é reservada a rascunho, por contrato; documento efetivado segue pelo caminho de cancelar ou encerrar.
O que treinar com a equipe
- Demonstre as duas operações na homologação, com o cliente vendo a tela. Ver o pedido sumir do Protheus explica melhor do que qualquer texto.
- Combine quem tem permissão para cancelar. Nem todo vendedor precisa dessa ação.
- Deixe claro que a recusa do ERP não é falha da integração: é o ERP protegendo um documento fiscal.
- Ensine a ler a mensagem na fila de integração. Ela costuma dizer exatamente qual documento está no caminho.
Perguntas frequentes
O Protheus não tem um status de cancelado, como o SAP Business One?
Não tem, para pedido de venda. Excluir é o cancelamento nativo do ERP. Os campos que parecem cumprir esse papel pertencem a outros contextos e não são usados pelo Protheus para filtrar ou listar pedidos cancelados. Marcar um status e eliminar o resíduo deixaria o pedido idêntico a um encerrado, o que confundiria mais do que ajudaria.
O dado é destruído quando eu cancelo?
A exclusão é lógica: o registro continua na tabela, marcado como excluído. O rastro existe no banco, mas o pedido não aparece em nenhuma tela, consulta ou relatório do ERP. Para a operação do dia a dia, considere que acabou.
Cancelei por engano. Dá para voltar atrás?
Não. O pedido foi excluído no Protheus. O caminho é refazer o pedido, ciente de que o número anterior pode ser reaproveitado pela numeração do ERP.
Encerrar apaga alguma coisa?
Não apaga o documento. O que ele faz é bloquear o saldo em aberto das linhas que ainda não foram entregues por inteiro. O histórico do que foi entregue e faturado permanece.
Encerrei um pedido que já estava todo entregue. Deu problema?
Não. Sem saldo em aberto, a operação não faz nada e responde que não havia resíduo. É idempotente.
Por que o cancelamento foi recusado se o pedido está lá?
Porque existe um documento a jusante que o ERP não desfaz automaticamente, normalmente uma nota transmitida ou uma baixa financeira. Resolva no ERP e repita: repetir é seguro.
O cancelamento estorna a tarifa do gateway?
Depende da configuração. Se o gateway devolve a tarifa, o título é estornado. Se o gateway retém, a despesa é real e o título permanece. Quem devolve ou retém é o gateway, não o Vendelo.
Cancelar no Vendelo e excluir no Protheus dão no mesmo?
O efeito no pedido é o mesmo, mas cancelar pelo Vendelo executa também o estorno da nota, do adiantamento e da tarifa, na ordem que o ERP exige. Excluir direto no ERP deixa esses documentos para trás.
O número do pedido cancelado volta a ser usado?
Pode voltar. O Protheus reemite números, e a integração solta o vínculo justamente para não colidir quando isso acontece.
Qual das duas operações usar para limpar carteira antiga?
Encerrar. Ela fecha o saldo em aberto e mantém o pedido consultável, que é exatamente o que uma limpeza de carteira precisa.
Próxima leitura
Monitoramento, erros e reprocessamento seguro: Para operar com tranquilidade, monitore a integração: leitura da fila, erros mais comuns e reprocessamento seguro.
