A funcionalidade de Validação de Estoque permite que você transforme cotações em pedidos de venda de forma mais inteligente, analisando automaticamente a disponibilidade dos produtos e oferecendo opções de cópia baseadas no estoque real. Esta ferramenta está disponível a partir da versão 224 do Vendelo e foi desenvolvida para otimizar o processo comercial, evitando pedidos com produtos indisponíveis e oferecendo flexibilidade conforme a estratégia da sua empresa.
Índice
Como Funciona a Validação
A validação de estoque atua especificamente no momento em que você solicita a cópia de uma cotação de venda para pedido de venda. O sistema realiza uma análise automática em tempo real dos itens da cotação e apresenta a pergunta O que deseja fazer? com três opções.
Processo de Análise
Quando você aciona a função de cópia, o sistema executa as seguintes verificações:
- Consulta de disponibilidade: Verifica a quantidade disponível de cada item no estoque atual
- Comparação com quantidades solicitadas: Analisa se a quantidade da cotação pode ser atendida
- Identificação de itens incompatíveis: Detecta produtos do tipo kit que não podem ser validados
- Apresentação das opções: Exibe o questionamento com as alternativas de cópia
A validação acontece sempre no momento da conversão, garantindo que as informações de estoque sejam as mais atualizadas possível.
Opções de Cópia Disponíveis
O sistema apresenta três opções para a geração do pedido a partir da cotação, nesta ordem na tela: Copiar todos os itens?, Copiar apenas itens com estoque disponivel? e Copiar itens com saldo em estoque e sugerir alternativos. Abaixo elas estão agrupadas pela lógica de cada uma.
Opção 1: Copiar Apenas Itens com Estoque (Copiar apenas itens com estoque disponivel?)
Esta opção gera o pedido de venda incluindo somente os produtos que possuem quantidade disponível em estoque. Os itens sem disponibilidade são automaticamente excluídos do pedido gerado.
| Característica | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Itens incluídos | Apenas com estoque disponível | Pedido com entrega garantida |
| Cotação original | Permanece em aberto | Pode ser reutilizada posteriormente |
| Itens sem estoque | Excluídos automaticamente | Evita expectativas incorretas |
Opção 2: Copiar Todos os Itens (Copiar todos os itens?)
Esta modalidade ignora a disponibilidade de estoque e inclui todos os produtos da cotação no pedido de venda, independentemente da quantidade disponível.
| Característica | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Itens incluídos | Todos da cotação original | Demanda completa registrada |
| Estoque | Não é considerado | Pode gerar pedidos sem disponibilidade |
| Uso recomendado | Empresas com ciclo de produção | Alimenta planejamento de compras |
Opção 3: Copiar itens com saldo em estoque e sugerir alternativos
Esta opção junta o melhor das duas anteriores: copia o que o estoque atende e, para o que falta, sugere produtos substitutos cadastrados como itens alternativos.
- Saldo dos originais primeiro: cada linha da cotação recebe a quantidade que o estoque do próprio item consegue atender, na ordem das linhas. Se o mesmo produto aparece em mais de uma linha, o saldo é dividido entre elas
- Seleção de alternativos para as faltas: quando alguma linha fica com quantidade faltante, abre a tela de Itens alternativos, que mostra para cada linha a Qtd. solicitada, o Saldo do original e a Qtd. faltante, com os alternativos cadastrados para o item. Você informa a Qtd. do alternativo e a Qtd. original substituída e clica em Confirmar e fechar
- Montagem do pedido: o pedido recebe os itens originais com a quantidade atendida e, logo depois de cada um, os alternativos escolhidos
- Quantidades sem atendimento: o que não foi coberto nem pelo estoque nem por alternativos não entra no pedido, e o sistema avisa em Quantidades sem atendimento (não copiadas), com o código do item e a quantidade
- Sem pedido vazio: se no final não sobrar nenhuma quantidade para copiar, o sistema mostra Nenhuma quantidade a copiar e não cria o pedido
| Característica | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Itens incluídos | Originais até o saldo em estoque, mais os alternativos escolhidos | Pedido atendível, com o mínimo de perda de venda |
| Conexão | Exige internet | Sem conexão, aparece o aviso Itens alternativos exigem conexão com a internet |
| Cancelamento | Cancelar a tela de alternativos cancela a cópia | Nenhum pedido é criado |
A tela de alternativos abre mesmo quando algum item em falta não tem alternativo cadastrado; nesse caso, a linha mostra Sem alternativos cadastrados para este item e a falta fica como quantidade sem atendimento. Para cadastrar e entender os alternativos, veja o artigo Itens Alternativos.
Passo a Passo de Uso
Acesse a cotação de venda que deseja converter em pedido através da tela de consulta de cotações
Selecione a ação Copiar para PV da cotação
Aguarde a janela O que deseja fazer?
Escolha entre Copiar todos os itens?, Copiar apenas itens com estoque disponivel? ou Copiar itens com saldo em estoque e sugerir alternativos
Se escolheu a terceira opção e houver faltas, selecione os alternativos na tela de Itens alternativos e clique em Confirmar e fechar
Verifique o pedido de venda gerado e faça os ajustes necessários nos demais campos
Finalize a criação do pedido seguindo o fluxo padrão do sistema
Se a cotação contiver itens do tipo kit, as opções que verificam estoque (a segunda e a terceira) mostram o aviso Não é possível verificar apenas itens com estoque disponível quando há kits/combos/estruturas entre os itens, com o nome do kit, e não prosseguem. Nesse caso, use Copiar todos os itens?.
Cenários de Uso Recomendados
Empresas de Pronta-Entrega
Distribuidoras e empresas que trabalham com entrega imediata se beneficiam mais da primeira opção:
- Vantagem: Pedidos gerados apenas com produtos disponíveis para despacho
- Resultado: Redução de cancelamentos e reagendamentos de entrega
- Impacto no cliente: Maior confiabilidade nos prazos prometidos
Indústrias e Ciclo de Produção
Empresas com processo produtivo ou que trabalham sob encomenda preferem a segunda opção:
- Vantagem: Registro completo da demanda do cliente
- Resultado: Alimentação do planejamento de compras e produção
- Impacto no processo: Visibilidade total das necessidades de abastecimento
Empresas com Produtos Substitutos
Quem trabalha com produtos equivalentes (outra marca, outra embalagem, outra medida) aproveita melhor a terceira opção:
- Vantagem: a falta de um item não vira perda de venda, porque o vendedor já oferece o substituto na hora
- Resultado: pedido gerado só com o que há em estoque, originais e alternativos
- Impacto no cliente: atendimento mais completo, sem pedido pendente
Empresas com Modelo Misto
Organizações que combinam produtos de pronta-entrega com itens sob encomenda podem alternar entre as opções conforme o contexto:
- Flexibilidade: Decisão caso a caso no momento da conversão
- Critérios: Perfil do cliente, urgência do atendimento, tipo de produto
- Benefício: Adaptação da estratégia conforme a situação comercial
Limitações e Restrições
Itens do Tipo Kit
A funcionalidade de validação de estoque não é compatível com produtos cadastrados como kit no SAP Business One.
Quando a cotação contém itens de kit, o comportamento do sistema é diferenciado:
- Detecção automática: O sistema identifica a presença de kits na cotação
- Mensagem de aviso: Uma notificação informa sobre a incompatibilidade e a opção escolhida não prossegue
- Processo alternativo: A cópia deve ser feita pela opção Copiar todos os itens?
- Impacto: A validação de estoque não se aplica a esses casos
Outras Considerações
| Limitação | Descrição | Alternativa |
|---|---|---|
| Versão mínima Obrigatório | Disponível apenas na versão 224+ | Atualização do sistema |
| Produtos kit | Não são validados automaticamente | Processo manual de verificação |
| Sugestão de alternativos | Exige conexão com a internet e alternativos cadastrados | Usar uma das outras duas opções |
| Estoque em trânsito | Considera apenas estoque disponível | Consulta adicional se necessário |
Requisitos do Sistema
| Requisito | Especificação | Status |
|---|---|---|
| Versão do Vendelo | 224 ou superior | Obrigatório |
| SAP Business One | Integração ativa | Obrigatório |
| Permissões de usuário | Acesso a cotações e pedidos | Obrigatório |
| Conexão de rede | Estável para consulta em tempo real | Recomendado |
Certifique-se de que sua versão do Vendelo está atualizada para aproveitar esta e outras funcionalidades mais recentes.
Perguntas Frequentes
A validação de estoque funciona com todos os tipos de produto?
Não, a funcionalidade não é compatível com itens do tipo kit. Para produtos normais e de serviço, a validação funciona normalmente, mas cotações com kits precisam ser copiadas pela opção Copiar todos os itens?; as opções que verificam estoque (inclusive a de sugerir alternativos) mostram o aviso e não prosseguem.
O que acontece com a cotação original após a cópia?
A cotação original permanece em aberto e pode ser reutilizada posteriormente. Isso é especialmente útil quando você escolhe copiar apenas itens com estoque, pois os produtos não incluídos no pedido ainda estão disponíveis na cotação para uma futura conversão.
Posso alterar a decisão depois de gerar o pedido?
Sim, após a geração do pedido você pode editá-lo manualmente para incluir ou remover itens conforme necessário. A validação apenas facilita a decisão inicial, mas não impede ajustes posteriores.
A funcionalidade considera estoque de todos os depósitos?
A validação considera o estoque disponível conforme as configurações padrão do SAP Business One para o usuário logado. Se você trabalha com múltiplos depósitos, verifique as configurações de depósito padrão no sistema.
O sistema avisa quando há itens sem estoque?
Sim, o questionamento apresentado pelo sistema indica que foi detectada diferença entre a disponibilidade de estoque dos itens. As opções mostradas permitem que você tome a decisão adequada com base nessa informação. Na terceira opção, as quantidades que ficaram sem atendimento são listadas no aviso Quantidades sem atendimento (não copiadas).
Como funciona a opção de sugerir alternativos?
O sistema copia cada item até o saldo em estoque e, para o que faltar, abre a tela de Itens alternativos com os substitutos cadastrados. Você escolhe as quantidades, confirma e o pedido é gerado com os originais e os alternativos. O que não for coberto não é copiado e aparece no aviso de quantidades sem atendimento. Veja mais em Itens Alternativos.
Posso usar a opção com alternativos sem internet?
Não. A consulta de alternativos e de saldo é feita on-line; sem conexão aparece o aviso Itens alternativos exigem conexão com a internet e a cópia não é feita. Você pode usar as outras opções ou tentar de novo quando a conexão voltar.
E se nenhuma quantidade puder ser atendida?
Se nem o estoque dos originais nem os alternativos escolhidos cobrirem alguma quantidade, o sistema mostra Nenhuma quantidade a copiar e não cria o pedido.
Posso usar a funcionalidade em versões anteriores à 224?
Não, a validação de estoque está disponível exclusivamente a partir da versão 224 do Vendelo. Para utilizar esta funcionalidade, é necessário atualizar o sistema para uma versão compatível.
A validação afeta a performance do sistema?
A consulta de estoque é executada rapidamente, mas o tempo pode variar conforme a quantidade de itens na cotação e a velocidade da conexão com o SAP Business One. Em condições normais, o impacto na performance é mínimo.
Posso configurar uma opção como padrão?
Atualmente o sistema sempre apresenta o questionamento, exigindo uma escolha manual a cada conversão. Isso garante que a decisão seja sempre consciente e adequada ao contexto específico de cada cotação.
O que acontece se houver problemas na consulta de estoque?
Se ocorrerem erros na consulta de disponibilidade, o sistema normalmente exibe uma mensagem informativa e pode permitir a cópia através do método tradicional, sem a validação automática de estoque.
A funcionalidade funciona com cotações importadas?
Sim, a validação de estoque funciona com qualquer cotação válida no sistema, independentemente de ter sido criada manualmente ou importada de outras fontes, desde que não contenha itens do tipo kit.
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Vendelo em Português, Inglês e Espanhol: Por fim, o Vendelo fala a língua do seu time: português, inglês e espanhol, com formatação cultural por usuário.
