Além de responder na conversa, a Filipa gera arquivos completos: planilhas Excel, apresentações PowerPoint, documentos Word, PDFs, páginas HTML, CSV, Markdown e texto. A geração acontece em segundo plano, com os dados consultados no Vendelo na hora, e o resultado chega como um cartão na conversa ou como um link por e-mail. Este artigo mostra como pedir um arquivo, como escolher a forma de entrega, o que cada status do cartão significa, por quanto tempo o arquivo fica disponível e como escrever pedidos que rendem bons arquivos.
Índice
Quando pedir um arquivo em vez de uma resposta
Peça um arquivo quando o resultado precisa sair da conversa: compartilhar com alguém, apresentar em reunião, guardar como registro, abrir no Excel para continuar trabalhando. Para uma resposta rápida que você só vai ler, a conversa normal (texto ou relatório visual) é mais imediata. A Filipa só gera arquivo quando você pede explicitamente; verbos como “liste”, “mostre” ou “traga” produzem resposta na conversa.
Quando você pede um “relatório” ou uma “análise” sem dizer o formato, sem citar gráfico, tabela ou painel e sem dizer “aqui” ou “na tela”, a Filipa pergunta “Onde você quer o resultado?” com três opções: Aqui, na conversa; Em arquivo (aguardo aqui); e Em arquivo (receber por e-mail). Para ir direto ao arquivo, diga o formato: “em Excel”, “em PDF”, “em PowerPoint”.
Formatos disponíveis
| Formato | Melhor uso |
|---|---|
| Planilha Excel (.xlsx) | Listas e tabelas para filtrar, somar e cruzar. Pode ter mais de uma aba. |
| Apresentação PowerPoint (.pptx) | Resumo executivo com gráficos e destaques para reunião. |
| Documento Word (.docx) | Texto corrido com seções, tabelas e conclusões. |
| Documento PDF (.pdf) | Versão final para enviar a terceiros sem edição. |
| Página HTML (.html) | Relatório dinâmico para abrir em qualquer navegador, com seções, tabelas e gráficos, sem depender de Office instalado. Bom para compartilhar por link interno ou abrir no celular. |
| Planilha CSV (.csv) | Dados brutos para importar em outro sistema. |
| Markdown (.md) e Texto (.txt) | Conteúdo simples para colar em outro lugar. |
Como pedir
Descreva o conteúdo: “gere uma planilha com todas as cotações abertas deste mês, com cliente, vendedor, valor e data de validade”.
Diga o formato: “em Excel”. Se você não disser, a Filipa pergunta ou escolhe o mais adequado ao pedido.
Responda às perguntas dela: se faltar um critério que não pode ser resolvido com os dados (por exemplo, qual empresa), ela pergunta em um bloco interativo antes de agendar.
Escolha a entrega: ela sempre pergunta se você quer aguardar na tela ou receber por e-mail (veja a seção seguinte).
Acompanhe o cartão: o pedido entra na fila e o cartão na conversa mostra o andamento.
Na conversa em que você pede o arquivo, a Filipa não consulta os dados na hora: ela registra o pedido e o serviço de geração faz as consultas em segundo plano. Por isso, escreva o pedido completo, com todos os critérios, como se fosse uma instrução para alguém que não vai poder perguntar.
Escolhendo a entrega: aguardar ou e-mail
Antes de agendar a geração, a Filipa pergunta como você quer receber o arquivo. As duas opções valem para qualquer formato (o texto exato dos botões pode variar um pouco de uma conversa para outra):
- Aguardar no Vendelo: você acompanha pelo cartão da conversa. Quando o arquivo fica pronto, o cartão mostra o botão Baixar. É a opção para arquivos que você quer usar agora.
- Receber por e-mail: quando o arquivo fica pronto, o Vendelo envia um e-mail ao endereço do seu usuário com o link de download. O cartão da conversa também atualiza. É a opção para pedidos demorados ou para quando você vai fechar a Filipa.
A escolha é feita pelo bloco interativo com dois botões. Não é possível pular essa etapa: ela garante que o arquivo chegue onde você espera.
O cartão do arquivo na conversa
O cartão é persistente: ele fica na conversa mesmo depois de você sair e voltar. Ele traz o título do arquivo, o status, o tempo de processamento, a data da última verificação e os botões de ação.
| Status | Significado | Ações disponíveis |
|---|---|---|
| Arquivo na fila | O pedido aguarda a vez para ser gerado. | Verificar status |
| Gerando arquivo | O serviço está consultando o Vendelo e montando o arquivo. | Verificar status |
| Arquivo pronto | Geração concluída. | Baixar, Abrir arquivo (link público enquanto válido) |
| Falha ao gerar o arquivo | A geração não terminou. O motivo aparece no cartão. | Repetir o pedido; no Vendelo, reprocessar pelo menu Arquivos gerados pela Filipa |
| Arquivo parcial | A geração parou por um limite, mas o que ficou pronto foi entregue. | Baixar; se precisar do arquivo completo, peça de novo com um escopo menor |
| Execução interrompida | A geração foi interrompida por um limite antes de produzir o arquivo. | Repetir o pedido com um escopo menor |
| Geração cancelada | O pedido foi cancelado (por exemplo, ao excluir a conversa). | Repetir o pedido |
| Status indisponível | Não foi possível consultar o andamento neste momento. | Verificar status novamente |
O botão Verificar status consulta o andamento na hora. O cartão também verifica sozinho a cada 30 segundos enquanto a conversa está aberta e visível; use o botão de verificação automática do cartão para ligar ou desligar esse acompanhamento.
Validade e download
Todo arquivo gerado fica disponível por sete dias. O cartão mostra “Link disponível até” com a data limite. Depois disso, o cartão passa a exibir “O arquivo expirou e não está mais disponível” e é preciso pedir de novo. Existem duas formas de acesso:
- Baixar: download autenticado, feito pelo próprio chat com a sua sessão. É o caminho recomendado.
- Abrir arquivo: link público temporário, útil para abrir em outro dispositivo ou compartilhar rapidamente. Vale pelo mesmo prazo de sete dias. Trate esse link como o próprio arquivo: quem tiver o link consegue abrir.
O link público não exige login. Não cole esse link em canais abertos se o conteúdo for sensível. Prefira baixar o arquivo e enviá-lo pelo canal seguro da sua empresa.
Dentro do Vendelo, todos os seus pedidos de arquivo ficam listados no menu Filipa IA, Assistente, Arquivos gerados pela Filipa, onde é possível baixar de novo, ver o pedido original e reprocessar um pedido que falhou.
Como escrever um bom pedido
Um bom pedido de arquivo responde a cinco perguntas: o quê, de quem, quando, em que ordem e em qual formato. Compare:
Pedido fraco: “faz um relatório de vendas em Excel”.
Pedido forte: “gere uma planilha Excel com os pedidos de venda faturados de 1 a 31 de agosto, uma linha por pedido, com número do pedido, cliente, vendedor, data de faturamento, valor total e desconto; ordene por valor decrescente e inclua uma segunda aba com o total por vendedor”.
- Períodos: prefira datas ou períodos relativos claros (“últimos 30 dias”, “trimestre atual”).
- Colunas: liste as colunas que quer ver. Sem isso, a Filipa escolhe as mais comuns.
- Agrupamentos: diga se quer totais por vendedor, por filial, por mês.
- Apresentações: diga o público e o tamanho: “cinco slides para a diretoria, com um gráfico por slide”.
- Empresa: a Filipa usa a empresa escolhida na entrada. Se quiser dados de mais de uma, diga quais ou diga “todas as empresas”.
Exemplos de pedido por formato
Os arquivos da Filipa não são exportações cruas. Uma apresentação vem com slides organizados, gráficos e destaques; uma planilha vem com abas, cabeçalhos e totais; um PDF vem paginado e com seções. Use estes pedidos como ponto de partida e adapte os critérios:
| Formato | Pedido de exemplo | O que esperar no arquivo |
|---|---|---|
| PowerPoint | “Gere uma apresentação de 6 slides para a diretoria com o desempenho de vendas do trimestre: faturamento por mês, ranking de vendedores, participação por filial, meta versus realizado, cinco maiores clientes e uma conclusão.” | Um slide por tema, gráfico em cada um, números em destaque e texto curto de leitura. |
| Excel | “Gere uma planilha com todos os pedidos faturados em agosto, uma linha por pedido com número, cliente, vendedor, data, valor e desconto; ordene por valor decrescente e crie uma segunda aba com o total por vendedor e uma terceira com o total por filial.” | Abas separadas, cabeçalhos formatados, totais calculados. |
| “Gere um PDF com a análise de risco dos pedidos que aguardam minha aprovação: um bloco por pedido com nível, pontuação e motivos, e um resumo no início.” | Documento paginado, com resumo, seções por pedido e destaques de risco. | |
| Word | “Gere um documento com o histórico comercial do cliente Alfa nos últimos 12 meses: compras por mês, itens mais comprados, cotações perdidas e atividades registradas, com uma recomendação ao final.” | Texto corrido com títulos, tabelas de apoio e conclusão. |
| HTML dinâmico | “Gere uma página HTML com o painel de vendas do mês: faturamento por dia, ranking de vendedores e funil de cotação para pedido, com gráficos.” | Página que abre no navegador ou no celular, com gráficos e tabelas navegáveis. |
| CSV | “Gere um CSV com os clientes da minha carteira sem compras há 90 dias, com nome, cidade, vendedor e data da última compra.” | Dados brutos para importar em outro sistema. |
Um bom teste para conhecer o recurso: faça o mesmo pedido de três formas. Primeiro em texto (“quanto vendemos por filial no mês?”), depois como relatório na tela (“mostre em gráfico”) e por fim como arquivo (“gere em PowerPoint”). Você verá a mesma informação nas três apresentações.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora para gerar um arquivo?
Depende do volume de dados e da fila. Listas pequenas ficam prontas em um ou dois minutos; apresentações e relatórios extensos podem levar mais. O cartão mostra o tempo de processamento.
Os dados do arquivo são os mesmos que eu vejo no Vendelo?
Sim. O serviço consulta o Vendelo com o seu usuário, na hora da geração, e só usa o que foi retornado. Se um dado não existe, o arquivo diz que não foi retornado, em vez de inventar.
Posso pedir vários arquivos de uma vez?
Cada pedido gera um arquivo (ou um pacote de arquivos, quando o resultado tem mais de um). Para vários relatórios diferentes, faça pedidos separados; cada um terá seu cartão.
O e-mail não chegou. O que fazer?
Verifique o cartão na conversa: se está “Arquivo pronto”, baixe por ali. Confira também a pasta de spam e se o e-mail do seu usuário no Vendelo está correto.
O arquivo falhou. Preciso repetir tudo?
Na conversa, basta repetir o pedido. Dentro do Vendelo, o menu Arquivos gerados pela Filipa tem o botão Reprocessar, que coloca o mesmo pedido de volta na fila sem redigitar.
Posso pedir um arquivo com dados de um cliente específico?
Sim, desde que o cliente esteja visível para o seu perfil e carteira. Diga o nome do cliente; se houver mais de um com o mesmo nome, a Filipa pergunta qual antes de agendar.
O arquivo expirou. Consigo recuperar?
Não. Após sete dias o arquivo é removido. Peça de novo; os dados serão consultados atualizados.
Próxima leitura
Filipa: o que perguntar e como ela responde: exemplos prontos por área, regras de empresa e período, e os limites que ela respeita.
