As regras e alçadas de aprovação no Vendelo permitem configurar um sistema robusto de autorização para documentos comerciais (pedidos de venda e proposta/cotaçãos/cotações). Através desta funcionalidade, você pode definir quem pode criar documentos, quais condições disparam a necessidade de aprovação e quem tem autoridade para aprovar ou rejeitar essas solicitações. Ao final desta leitura, você saberá como configurar, gerenciar e utilizar o sistema completo de alçadas de aprovação.
Índice
Visão Geral do Sistema
O sistema de alçadas de aprovação do Vendelo funciona através da criação de modelos de autorização que definem:
- Quando um documento precisa de aprovação (baseado em filtros configuráveis)
- Quem pode criar documentos sujeitos a essas regras
- Quem pode aprovar ou rejeitar as solicitações
- Quantas aprovações são necessárias para liberar o documento
Configuração das Alçadas
Informações Gerais
Para criar uma nova alçada de aprovação:
- Acesse o menu de configurações de alçadas de aprovação
- Clique no botão “Adicionar” para criar uma nova regra
- Preencha o nome da regra (campo obrigatório)
- Selecione a filial onde a regra se aplica
- Configure para quais tipos de documento a regra é válida
| Campo | Tipo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|---|
| Nome da Regra | Texto | Identificação única para a alçada de aprovação | Obrigatório |
| Filial | Seleção | Filial onde a regra será aplicada | Opcional |
| Ativa para Pedidos de Venda | Checkbox | Define se a regra se aplica a pedidos de venda | Opcional |
| Ativa para Propostas/Cotações | Checkbox | Define se a regra se aplica a proposta/cotaçãos/cotações comerciais | Opcional |
Recomenda-se criar regras específicas para cada cenário de negócio, como “Aprovação por Desconto Alto”, “Aprovação por Cliente Novo” ou “Aprovação por Valor Total”.
Definição de Aprovadores
Os aprovadores são organizados em equipes de vendas, permitindo flexibilidade na configuração:
Configuração de Equipes Aprovadoras
- Equipe: Selecione uma equipe de vendas existente ou crie uma nova
- Quantidade Mínima de Aprovações: Define quantos membros da equipe devem aprovar
- Quantidade Mínima de Rejeições: Define quantos membros devem rejeitar para reprovar automaticamente
- Descrição: Campo opcional para documentar o propósito da aprovação
A quantidade mínima de aprovações e rejeições não pode exceder o número total de membros na equipe selecionada.
Exemplo de Configuração
| Equipe | Aprovações Mín. | Rejeições Mín. | Descrição |
|---|---|---|---|
| Gerência Comercial | 1 | 1 | Aprovação de descontos acima de 15% |
| Diretoria | 2 | 1 | Aprovação para valores acima de R$ 100.000 |
Configuração de Autores
A seção “A quem se aplicam as regras” define quais usuários estarão sujeitos ao processo de aprovação:
- Todas as equipes: Quando nenhuma equipe é especificada, a regra se aplica a todos os usuários
- Equipes específicas: Apenas membros das equipes selecionadas precisarão de aprovação
Se você deixar esta seção vazia, a regra se aplicará a todos os usuários do sistema que criarem documentos que atendam aos filtros configurados.
Regras de Autorização
Esta é a seção mais importante, onde você define exatamente quando um documento precisará de aprovação. As regras funcionam como filtros baseados nos dados do documento.
Como Funcionam os Filtros
Cada filtro é composto por:
- Campo: O dado do documento a ser analisado
- Operador: Como o valor será comparado (igual, maior que, contém, etc.)
- Valor: O critério de comparação
Se você não configurar nenhum filtro, TODOS os documentos dos autores especificados precisarão de aprovação.
Filtros que Disparam Aprovação
O sistema oferece diversos filtros organizados por categorias:
Informações do Cliente
- Cliente Novo: Cliente nunca teve pedido fechado
- Faturas em Atraso: Cliente possui títulos vencidos
- Limite de Crédito Excedido: Valor ultrapassa limite aprovado
- Nome do Cliente: Filtro por cliente específico
- Canal de Vendas: Por canal específico
- Transportadora: Por transportadora escolhida
Responsável pela Venda
- Vendedor: Por vendedor específico
- Filial: Por filial de origem
Configurações de Pagamento
- Voucher: Uso de vouchers/cupons
- Incoterms: Termos de entrega específicos
- Condições de Pagamento: Por condição específica
- Forma de Pagamento: Por método de pagamento
Localização
- Território: Por território de vendas
- País: Por país de entrega
- Estado: Por estado de entrega
- Cidade: Por cidade específica
Produtos e Serviços
- Grupo de Itens: Por categoria de produtos
- Item Específico: Por produto individual
- Aplicação: Por tipo de uso do produto
- Itens em Estoque: Apenas itens disponíveis
- Desconto Flexível por Unidade: Por percentual de desconto flexível
- Acréscimo Flexível por Unidade: Por percentual de acréscimo flexível
- Percentual de Desconto: Por desconto aplicado
- Desconto Manual: Quando desconto foi dado pelo usuário
Valores do Documento
- Lista de Preços: Por tabela de preços específica
- Total de Desconto: Por valor total de desconto
- Total de Impostos: Por valor de impostos
- Total de Despesas: Por valor de despesas adicionais
- Valor Total: Por valor total do documento
Fluxo de Aprovação
Quando um Documento Precisa de Aprovação
- O usuário cria um pedido ou proposta/cotação
- O sistema verifica se o usuário está sujeito às regras configuradas
- O sistema analisa se o documento atende aos filtros de qualquer regra ativa
- Se sim, o documento fica com status “Aguardando Autorização”
- Aprovadores recebem notificação para análise
- Após aprovação suficiente, o documento segue o fluxo normal
Processo de Aprovação
Os aprovadores podem:
- Aprovar: Dar parecer positivo com comentários opcionais
- Rejeitar: Dar parecer negativo com justificativa
- Adicionar Comentários: Incluir observações para outros aprovadores
O sistema considera as quantidades mínimas configuradas por equipe. Mesmo que uma equipe tenha 5 membros, se apenas 2 aprovações forem necessárias, o documento será liberado após a segunda aprovação.
Integração com ERP
As alçadas do Vendelo são nativas da plataforma, mas o sistema também respeita e valida as alçadas nativas do ERP integrado. Por exemplo, se você utiliza SAP Business One, as regras de aprovação configuradas no SAP também serão consideradas e validadas pelo Vendelo, criando uma camada dupla de segurança e conformidade.
Quando há integração com ERP, recomenda-se alinhar as regras entre os sistemas para evitar conflitos ou redundâncias no processo de aprovação.
Perguntas Frequentes
Posso criar regras que se aplicam apenas a produtos específicos?
Sim, utilize os filtros “Grupo de Itens” ou “Item Específico” na seção de regras de autorização para criar aprovações baseadas em produtos ou categorias.
É possível ter aprovadores diferentes para valores diferentes?
Sim, crie regras separadas com filtros de “Valor Total” e configure equipes aprovadoras diferentes para cada faixa de valor.
O que acontece se um aprovador estiver ausente?
Outros membros da mesma equipe podem aprovar, desde que o número mínimo de aprovações seja atingido. Configure equipes com mais membros para maior flexibilidade.
Posso aprovar meus próprios documentos?
Não, o sistema impede que usuários aprovem documentos criados por eles mesmos para manter a segregação de funções.
As regras se aplicam a documentos importados do ERP?
Documentos já aprovados no ERP normalmente não passam novamente pelas alçadas do Vendelo, mas isso depende da configuração da integração.
Posso criar regras baseadas em múltiplos critérios?
Sim, você pode adicionar múltiplos filtros na mesma regra. Todos os filtros devem ser atendidos para disparar a aprovação (operação AND).
Como funciona a aprovação por equipe?
Cada equipe configurada deve atingir individualmente seu número mínimo de aprovações. Se você tem 2 equipes, ambas precisam aprovar conforme suas configurações.
Posso desativar uma regra temporariamente?
Sim, desmarque as opções “Ativa para Pedidos de Venda” e “Ativa para Propostas/Cotações” para suspender a regra sem deletá-la.
O sistema notifica os aprovadores automaticamente?
Sim, aprovadores configurados recebem notificações quando há documentos aguardando sua análise, conforme configurações de notificação do sistema.
Posso ver o histórico de aprovações de um documento?
Sim, cada documento mantém registro completo do processo de aprovação, incluindo quem aprovou, quando e eventuais comentários feitos.
