Quando um pedido é pago dentro do Vendelo, o que acontece no Protheus é uma escolha da implantação, não um comportamento fixo. Dá para gerar só o pedido, ou o pedido mais o adiantamento, ou o ciclo inteiro até a nota fiscal e a tarifa do meio de pagamento. Este artigo explica cada nível, o que ele exige de cadastro, o que costuma falhar e por que a compensação entre adiantamento e nota é o passo que ninguém pode esquecer.
Índice
O que dispara o fluxo
O fluxo financeiro só roda quando três condições se somam: o documento é um pedido de venda, o pagamento está aprovado e existe um registro de pagamento associado.
Pedido em rascunho, pedido sem pagamento e pagamento pendente não disparam nada. Nenhum lançamento financeiro nasce de uma expectativa de recebimento.
Os três níveis
| Nível | O que gera no ERP | Exige |
|---|---|---|
| 1. Só o pedido | Pedido de venda | Nada além do cadastro comercial |
| 2. Pedido e adiantamento | Pedido mais título de adiantamento | Conta corrente e natureza financeira, em cada filial |
| 3. Ciclo completo | Pedido, adiantamento, nota fiscal e compensação | Tudo acima, mais série e pedido liberado |
Comece pelo nível 1 na homologação e suba um nível por vez, testando cada um. Ligar tudo de uma vez torna difícil saber qual peça falhou.
Adiantamento
O adiantamento registra no contas a receber que o dinheiro entrou antes da nota. Sem ele, o pagamento aprovado no Vendelo não aparece no financeiro do ERP.
Para funcionar, a implantação precisa definir a conta do movimento e a natureza financeira. Ambas são cadastros do Protheus, e a conta precisa existir na filial em que o pedido foi emitido, não apenas na matriz.
Conta corrente é cadastro exclusivo por filial. Esse é o erro clássico ao abrir filial nova: o adiantamento é recusado por conta inexistente naquela filial, enquanto na matriz funciona.
Nota fiscal automática
Com o faturamento automático ligado, a nota é emitida na hora do pagamento, na série configurada. É o nível que mais falha em produção, e a causa quase sempre é a mesma:
O pedido precisa estar liberado. Bloqueio de crédito ou de estoque impede o faturamento, e a operação é recusada com uma mensagem de que não há liberação válida.
Para operações com bloqueio de crédito frequente, deixar o faturamento no backoffice do ERP costuma ser a decisão mais estável. O pedido e o adiantamento continuam automáticos; só a nota é emitida por quem tem contexto para liberar.
A emissão leva alguns segundos, porque exige montar o ambiente completo do ERP. A operação continua síncrona e devolve o resultado.
A compensação: o passo que evita contar duas vezes
Quando existem adiantamento e nota fiscal, aparece um problema que não é óbvio: o dinheiro entrou como adiantamento, e a nota cria uma duplicata em aberto. Sem tratamento, o cliente fica com adiantamento e duplicata abertos ao mesmo tempo, e o contas a receber conta o mesmo dinheiro duas vezes.
Por isso a integração compensa: depois de emitir a nota, ela baixa a duplicata com o adiantamento correspondente.
Esse passo só faz sentido quando houve adiantamento. Em operações que geram nota sem adiantamento, não há o que compensar, e a duplicata segue o fluxo normal de cobrança.
Na homologação, confira o extrato do cliente depois de um pedido pago e faturado. O saldo precisa refletir uma venda, não duas.
Tarifa do meio de pagamento
A tarifa é a diferença entre o valor da transação e o valor líquido que a empresa recebe. Ela só é lançada quando existe de fato, ou seja, quando essa diferença é positiva.
| Modo | Situação |
|---|---|
| Não lançar | A tarifa fica fora do ERP. Conciliação manual. |
| Título a pagar | Recomendado A despesa entra como título e contabiliza pelo lançamento padrão do cliente. |
| Lançamento contábil direto | Não suportado Não use. |
No modo título a pagar, é preciso cadastrar o fornecedor que representa o meio de pagamento e a natureza da despesa. A natureza, novamente, precisa existir na filial.
O título da tarifa nasce em aberto, por decisão. Ele representa uma despesa real que ainda não foi liquidada, e tratá-lo como já pago mascararia o fluxo de caixa.
Cada peça é independente
Adiantamento, nota e tarifa são governados por chaves separadas. Isso significa que combinações parciais são possíveis e legítimas:
- nota automática sem adiantamento;
- tarifa lançada sem nota automática;
- adiantamento sozinho, com o faturamento no backoffice.
Monte a combinação que corresponde à operação do cliente, não a mais completa. Cada peça ligada é um cadastro a mais que precisa estar correto em cada filial.
Cancelamento de pedido pago
Cancelar um pedido pago desfaz o que existe, na ordem que o ERP exige: primeiro a nota, depois o adiantamento, depois a tarifa, e só então o pedido.
A tarifa é o único item com decisão de negócio embutida:
| O meio de pagamento | O que fazer |
|---|---|
| Devolve a tarifa no cancelamento | Estornar o título |
| Retém a tarifa | Manter o título. A despesa foi real. |
Isso depende do contrato do cliente com o meio de pagamento, não do Vendelo. Confirme na configuração, porque apagar um título de tarifa retida esconde um custo que a empresa efetivamente teve.
Quando a nota já foi transmitida, ou quando existe uma baixa que o ERP não estorna, o cancelamento é interrompido com uma mensagem explicando o que resolver. Nada é desfeito pela metade, e repetir depois de resolver é seguro.
Conciliação
Combine com o cliente, ainda na implantação, quem confere o quê:
- Extrato do meio de pagamento contra os adiantamentos lançados.
- Tarifas contra os títulos a pagar gerados.
- Notas emitidas contra os pedidos pagos.
- Fila de integração filtrada por erro, diariamente nos primeiros dias.
Erros que mais aparecem
| Erro | Causa | Correção |
|---|---|---|
| Adiantamento recusado por conta | Conta corrente não existe na filial, ou não foi definida | Cadastrar no ERP, na filial |
| Título de tarifa recusado por natureza | Natureza inexistente na filial | Cadastrar no ERP, na filial |
| Nota não sai, sem liberação válida | Pedido bloqueado por crédito ou estoque | Liberar no ERP, ou faturar pelo backoffice |
| Cliente com adiantamento e duplicata abertos | A compensação não ocorreu | Conferir se o adiantamento foi realmente gerado |
| Baixa recusada por tipo de documento | Tesouraria sem tipos de documento cadastrados | Cadastrar no ERP |
| Lançamento contábil não gravado | Modo de tarifa não suportado | Usar título a pagar |
| Cancelamento de pedido pago recusado | Nota transmitida, ou baixa que o ERP não estorna | Resolver no ERP e repetir |
Perguntas frequentes
Preciso ligar o faturamento automático?
Não. Muitas operações ficam melhor com a nota emitida pelo backoffice, principalmente quando há bloqueio de crédito com frequência. Pedido e adiantamento continuam automáticos.
Posso gerar nota sem adiantamento?
Pode. As peças são independentes. Sem adiantamento, não há compensação, e a duplicata segue o fluxo normal de cobrança.
Por que o cliente aparece devendo o dobro?
Sintoma clássico de adiantamento e duplicata abertos ao mesmo tempo, sem compensação. Confira se o adiantamento foi realmente gerado no pedido em questão.
A tarifa é sempre lançada?
Só quando existe, ou seja, quando o valor líquido é menor que o valor da transação, e apenas se o modo de lançamento estiver configurado.
Por que o título da tarifa nasce em aberto?
Porque é uma despesa real ainda não liquidada. Nascer baixado mascararia o fluxo de caixa.
O faturamento demora alguns segundos. Dá para acelerar?
O custo é montar o ambiente completo do ERP, e é inerente à operação. Para volume alto, avalie o faturamento em lote pelo backoffice.
Cancelei um pedido pago e a tarifa continuou lá. Está errado?
Provavelmente está certo. Se o meio de pagamento retém a tarifa no cancelamento, a despesa é real e o título permanece. Confira a configuração e o contrato do cliente.
Funciona em filial que não é a matriz?
Funciona, desde que conta corrente e natureza existam naquela filial, e que ela tenha licença TOTVS própria para faturar.
Próxima leitura
Boletos, DANFE e imagens de produtos: Entregue documentos ao cliente sem sair do Vendelo: boleto, DANFE e imagens de produtos vindos do Protheus.
