O Contrato Guarda-Chuva é uma funcionalidade do Vendelo que permite criar um acordo comercial macro entre sua empresa e clientes/fornecedores. Este documento mestre define condições gerais de fornecimento e controla pedidos derivados (pedidos filhos), garantindo que todas as transações sigam os mesmos critérios comerciais. Ao final desta leitura, você será capaz de configurar contratos guarda-chuva, criar pedidos filhos vinculados e acompanhar o consumo de saldos em tempo real.
O exemplo demonstrado no vídeo é baseado na integração com SAP Business One, mas a funcionalidade pode ser utilizada com outros ERPs ou mesmo de forma independente no Vendelo.
Índice
Objetivo Principal
O Contrato Guarda-Chuva centraliza parâmetros e regras comerciais em um único documento, garantindo que todos os pedidos gerados a partir desse contrato sigam os mesmos critérios comerciais e operacionais.
Um contrato guarda-chuva inclui:
- Quantidade total contratada por item
- Preços negociados com desconto aplicado
- Condições de pagamento padronizadas
- Regras de entrega e prazos
- Políticas comerciais específicas
- Controle de limites de consumo e saldo restante
- Acordos logísticos ou fiscais especiais
Benefícios da Funcionalidade
A implementação de contratos guarda-chuva oferece várias vantagens operacionais:
- Padronização comercial: Todas as transações seguem as mesmas regras
- Controle rigoroso: Monitoramento preciso de saldo e vigência
- Eficiência operacional: Evita renegociação repetida de preços
- Conformidade: Garante que pedidos sigam o acordo-mestre
- Auditoria simplificada: Facilita rastreamento e controle
- Redução de erros: Minimiza retrabalho e inconsistências
Exemplos Típicos de Uso
Os contratos guarda-chuva são especialmente úteis em:
- Contratos de fornecimento contínuo para indústrias
- Compras recorrentes de insumos e embalagens
- Vendas com programação de entrega escalonada
- Acordos anuais de distribuição
- Contratos de fornecimento de matéria-prima
- Parcerias comerciais de longo prazo
Criação do Contrato Guarda-Chuva
Para criar um contrato guarda-chuva no Vendelo, siga estas etapas:
- Acesse o módulo de pedidos de venda
- Crie um novo pedido de venda normalmente
- Na aba de configurações do pedido, marque a opção “Contrato Guarda-Chuva”
- Configure os itens com quantidades totais e preços negociados
- Defina as condições comerciais e prazos de vigência
- Salve o pedido para que funcione como documento mestre
O sistema identificará automaticamente este pedido como o documento controlador de todos os pedidos filhos subsequentes.
Gerenciamento de Pedidos Filhos
Os pedidos filhos são criados sempre que houver necessidade real de entrega ou reposição. Estes pedidos são vinculados automaticamente ao pedido pai.
Criação de Pedidos Filhos
- No pedido pai, localize a seção “Contrato Guarda-Chuva”
- Clique em “Adicionar Pedido Filho”
- Selecione os itens e quantidades necessárias para esta entrega específica
- O sistema verificará automaticamente a disponibilidade de saldo
- Configure detalhes específicos desta entrega (datas, endereço, etc.)
- Salve o pedido filho que será automaticamente vinculado ao contrato
O pedido filho não pode exceder o saldo disponível no pedidi pai. O sistema bloqueará automaticamente quantidades superiores ao saldo restante.
Características dos Pedidos Filhos
Cada pedido filho possui as seguintes características automáticas:
- Consumo de saldo: Desconta automaticamente do saldo do pedido pai
- Preços fixos: Mantém os preços e descontos definidos no contrato
- Condições herdadas: Aplica automaticamente as condições comerciais do contrato
- Rastreabilidade: Permanece vinculado ao pedido pai para auditoria
Controle e Rastreabilidade de Saldos
O Vendelo oferece controle em tempo real do consumo do contrato guarda-chuva através de uma visão unificada que apresenta:
- Saldo total: Quantidade original contratada por item
- Saldo consumido: Quantidade já utilizada em pedidos filhos
- Saldo disponível: Quantidade ainda disponível para novos pedidos
- Histórico completo: Todos os pedidos filhos relacionados
- Rastreamento temporal: Datas de criação e consumo de cada pedido
A tela de saldos é atualizada em tempo real. Sempre que um novo pedido filho é criado, os valores são recalculados automaticamente.
Integração com SAP Business One
O Vendelo possui integração nativa com SAP Business One, permitindo sincronização completa do processo de contrato guarda-chuva entre os dois sistemas.
Reserva Automática de Estoque
Quando um contrato guarda-chuva é criado no Vendelo e integrado ao SAP Business One:
- O pedido pai é lançado no SAP para reservar o estoque total contratado
- Os itens ficam bloqueados para o cliente específico
- Evita-se indisponibilidade nos pedidos futuros
- A reserva é ajustada automaticamente conforme os pedidos filhos são criados
Atualização Sincronizada
A cada pedido filho registrado no Vendelo:
- O pedido filho é integrado ao SAP Business One
- O sistema atualiza automaticamente o pedido pai no SAP
- As quantidades consumidas e em aberto são recalculadas
- A reserva de estoque é ajustada para manter precisão
- Todas as informações permanecem sincronizadas entre os sistemas
Campos de Rastreamento
Para facilitar o acompanhamento no SAP Business One, o sistema utiliza campos de usuário específicos:
| Campo | Descrição | Status |
|---|---|---|
VDO_MAA_PARENT |
Indica se o documento é um Contrato Guarda-Chuva | Obrigatório |
VDO_MAA_CHILD |
Indica se o documento é um pedido filho vinculado | Obrigatório |
VDO_MAA_DOC_ENTRY |
Armazena o ID do pedido pai no SAP | Obrigatório |
Fechamento Automático
Quando todos os itens do contrato têm seu saldo totalmente consumido:
- O Vendelo informa automaticamente o SAP Business One
- O pedido pai é fechado no SAP
- O sistema impede a criação de novos pedidos filhos
- O ciclo operacional do contrato é encerrado
Situações Especiais e Desvinculação
Em cenários específicos do SAP Business One, um pedido filho pode ser fechado automaticamente sem possibilidade de reabertura, geralmente devido a:
- Notas fiscais já emitidas e vinculadas ao pedido
- Devoluções processadas por terceiros
- Movimentações de estoque que impedem alterações
Processo de Desvinculação Controlada
Para manter a integridade do contrato guarda-chuva nessas situações, o Vendelo oferece a opção de desvinculação controlada:
- Identifique o pedido filho que não pode ser reaberto no SAP
- Acesse a opção “Desvincular Pedido” no pedido pai
- Confirme a operação após revisar o impacto no saldo
- O sistema restaura o saldo do contrato automaticamente
- O pedido é marcado como desvinculado, mantendo o histórico
A desvinculação deve ser usada apenas em situações excepcionais. Todo o histórico é mantido para auditoria, mas o pedido não será mais considerado no cálculo de saldo do contrato.
Perguntas Frequentes
Posso usar contratos guarda-chuva sem integração com ERP?
Sim, a funcionalidade funciona independentemente da integração com ERP. O controle de saldos e vinculação de pedidos filhos opera integralmente no Vendelo.
É possível alterar preços em pedidos filhos?
Não, os pedidos filhos herdam automaticamente os preços do pedido pai. Isso garante que as condições negociadas sejam respeitadas em todas as entregas.
O que acontece se eu tentar criar um pedido filho com quantidade maior que o saldo?
O sistema bloqueará automaticamente a operação e exibirá uma mensagem informando o saldo disponível para cada item.
Posso ter múltiplos contratos guarda-chuva para o mesmo cliente?
Sim, não há limitação de quantidade. Cada contrato funciona independentemente com seu próprio controle de saldo e pedidos filhos.
Como funciona o controle de vigência dos contratos?
O sistema respeita as datas de vigência configuradas no pedido pai. Após o vencimento, não será possível criar novos pedidos filhos.
É possível cancelar um contrato guarda-chuva?
Sim, mas apenas se não houver pedidos filhos vinculados. Caso existam pedidos filhos, será necessário cancelá-los primeiro ou desvinculá-los do contrato.
Os campos de usuário do SAP são criados automaticamente?
Não, os campos VDO_MAA_PARENT, VDO_MAA_CHILD e VDO_MAA_DOC_ENTRY devem ser criados manualmente no SAP Business One antes da primeira integração.
Posso usar esta funcionalidade com outros ERPs além do SAP?
A funcionalidade funciona com qualquer ERP, mas a integração automática de campos específicos está disponível apenas para SAP Business One. Para outros ERPs, consulte a documentação específica de integração.
O que acontece com os pedidos filhos se eu alterar o pedido pai?
Pedidos filhos já criados mantêm suas condições originais. Apenas novos pedidos filhos utilizarão as condições atualizadas do pedido pai.
Posso gerar relatórios específicos de contratos guarda-chuva?
Sim, o Vendelo oferece relatórios específicos que mostram o consumo de saldos, histórico de pedidos filhos e status de cada contrato guarda-chuva.
