Gestão de Cobranças

O módulo de Gestão de Cobranças permite automatizar o acompanhamento de títulos em atraso ou próximos ao vencimento. Este sistema monitora documentos financeiros integrados ao ERP e executa ações automáticas como envio de mensagens, criação de atividades e notificações para equipes responsáveis. Ao final desta documentação, você saberá como configurar regras de cobrança, definir modelos de mensagens e gerenciar o monitoramento automatizado de títulos.

Integração ERP: Quando integrado a um ERP como SAP Business One, o monitoramento de títulos é realizado online diretamente no sistema ERP, garantindo informações sempre atualizadas e sincronizadas.

Interface mostrando a configuração de uma regra de cobrança.

Listagem de Configurações

A página de listagem exibe todas as configurações de cobrança criadas no sistema. Cada linha representa uma regra específica que será executada automaticamente pelo sistema.

Elementos da Listagem

Filial: Mostra se a regra se aplica a uma filial específica ou “Todas as Filiais”
Dias de Atraso: Número de dias após/antes do vencimento para executar a ação
Enviar para Cliente: Indica se mensagens serão enviadas automaticamente aos clientes
Modelo de mensagem de Cliente (Vencido): Modelo de mensagem usado para títulos vencidos
Modelo de mensagem de Cliente (A Vencer): Modelo de mensagem usado para títulos próximos ao vencimento
Enviar para Vendedor: Indica se mensagens serão enviadas aos vendedores
Modelo de mensagem de Vendedor: Modelo de mensagem usado para notificar vendedores
Criar Atividade: Indica se atividades serão criadas automaticamente
Equipe de Cobrança: Equipe responsável pelas atividades de cobrança

Ações Disponíveis

Adicionar Nova Configuração: Botão (+) para criar nova regra de cobrança
Editar: Ícone de lápis para modificar configuração existente
Excluir: Ícone de lixeira para remover configuração
Filtros: Sistema de filtros por colunas para localizar configurações específicas

Criação de Configuração

Para criar uma nova configuração de cobrança, siga os passos abaixo:

Acesse o menu “Gestão de Cobranças” no sistema
Clique no botão “+” (Adicionar) na listagem principal
Defina o prazo de cobrança usando os botões pré-definidos ou campo manual
Configure as ações para clientes (mensagens automáticas)
Configure as ações para vendedores (mensagens e atividades)
Defina a equipe de cobrança se necessário
Especifique a filial se a regra for específica
Clique em “Salvar” para ativar a configuração

Recomenda-se criar múltiplas configurações com diferentes prazos para escalabilidade da cobrança. Por exemplo: -3 dias (aviso), 5 dias (cobrança), 15 dias (cobrança intensiva).

Configuração de Prazo de Cobrança

O prazo define quando a ação será executada em relação à data de vencimento do título:

Prazos Pré-definidos

Valores Negativos (-10, -5, -3, -1): Ações executadas ANTES do vencimento
Valor Zero (0): Ações executadas no dia do vencimento
Valores Positivos (3, 5, 10, 15, 20, 30, 60): Ações executadas APÓS o vencimento

Campo Manual

Você pode inserir qualquer valor inteiro no campo “Dias de Atraso de Pagamento” para prazos personalizados não disponíveis nos botões pré-definidos.

Valores negativos são para alertas preventivos, enquanto valores positivos são para cobranças efetivas de títulos vencidos.

Configuração de Mensagens ao Cliente

Esta seção define como e quando os clientes serão notificados sobre seus títulos:

Opções de Configuração

Enviar Mensagem ao Cliente: Checkbox para ativar/desativar envio automático
Modelo de mensagem para Títulos Vencidos: Usado quando o prazo é positivo (após vencimento)
Modelo de mensagem para Títulos a Vencer: Usado quando o prazo é negativo ou zero (antes/no vencimento)

Gerenciamento de Modelos de Mensagens

Para cada tipo de modelo, você pode:

Selecionar modelo existente através do campo de busca
Criar novo modelo clicando no ícone “+” ao lado do campo
Editar modelo selecionado clicando no ícone de edição

Os modelos de mensagens/templates devem ser do tipo “A Pagar” para funcionarem corretamente com o sistema de cobrança. Templates de outros tipos não serão aceitos.

Configuração de Ações para Vendedores

Define como os vendedores serão notificados sobre títulos de seus clientes:

Envio de Mensagens

Enviar Mensagem ao Vendedor: Ativa notificações automáticas por e-mail/SMS
Modelo de mensagem do Vendedor: Seleciona o modelo de mensagem específico

Criação de Atividades

Criar Atividade para Vendedor: Gera tarefa automática no CRM do vendedor
A atividade é criada com prioridade alta e lembrete de 30 minutos
Inclui informações completas do título e cliente

As atividades criadas automaticamente ajudam a manter um histórico de ações de cobrança e garantem follow-up adequado.

Configuração de Equipe de Cobrança

Permite definir uma equipe específica para receber atividades de cobrança:

Configuração da Equipe

Criar Atividade para Equipe: Checkbox para ativar distribuição de atividades
Equipe de Cobrança: Campo para selecionar a equipe responsável
Cada membro da equipe receberá uma atividade individual
As atividades são criadas simultaneamente para todos os membros

Gerenciamento de Equipes

Através do campo de equipe você pode:

Buscar equipes existentes por nome
Criar nova equipe clicando no ícone “+”
Editar equipe selecionada clicando no ícone de edição

Configuração por Filial

Permite criar regras específicas para filiais ou aplicar a todas:

Opções de Filial

Todas as Filiais: Opção padrão, aplica a regra globalmente
Filial Específica: Restringe a regra a uma filial particular

Seleção de Filial

Marque a opção “Especificar Filial”
Selecione a filial desejada no campo que aparecer
A regra será aplicada apenas aos títulos dessa filial

Regras específicas por filial têm precedência sobre regras globais. Se existirem ambas, apenas a regra específica será executada.

Regras do Serviço

O sistema de cobrança opera através de um serviço que executa verificações automáticas:

Regras de Processamento

Frequência: Execução diária automática às 6h da manhã
Escopo: Processa todas as filiais
Filtros: Considera apenas títulos em aberto com valor pendente maior do que 0
Data de Referência: Calcula dias de atraso baseado na data atual

Condições para Execução

Uma configuração só será executada se pelo menos uma das condições estiver ativa:

Envio de mensagem ao cliente com modelo de mensagem válido
Envio de mensagem ao vendedor com modelo de mensagem válido
Criação de atividade para vendedor
Criação de atividade para equipe de cobrança

Processamento de Ações

O sistema utiliza filas para garantir que as ações sejam executadas de forma assíncrona e não impactem a performance do sistema principal (ERP).

Tabela de Campos

Campo	Tipo	Descrição	Obrigatório
Dias de Atraso de Pagamento	Número Inteiro	Define quando a ação será executada em relação ao vencimento. Valores negativos para ações preventivas, positivos para cobrança	Obrigatório
Enviar Mensagem ao Cliente	Sim/Não	Ativa/desativa o envio automático de mensagens para clientes	Obrigatório
Modelo de mensagem de Cliente (Vencido)	Referência	Modelo de mensagem usado para títulos vencidos (dias > 0). Deve ser do tipo “Payable”	Opcional
Modelo de mensagem de Cliente (A Vencer)	Referência	Modelo de mensagem usado para títulos próximos ao vencimento (dias ≤ 0). Deve ser do tipo “Payable”	Opcional
Enviar Mensagem ao Vendedor	Sim/Não	Ativa/desativa o envio de mensagens para vendedores responsáveis	Opcional
Modelo de mensagem do Vendedor	Referência	Modelo de mensagem enviado aos vendedores. Obrigatório se “Enviar Mensagem ao Vendedor” estiver ativo	Opcional
Criar Atividade para Vendedor	Sim/Não	Define se uma atividade de follow-up será criada automaticamente para o vendedor	Opcional
Criar Atividade para Equipe	Sim/Não	Define se atividades serão criadas para todos os membros da equipe de cobrança	Opcional
Equipe de Cobrança	Referência	Equipe responsável pelas atividades de cobrança. Obrigatório se “Criar Atividade para Equipe” estiver ativo	Opcional
Filial	Referência	Filial específica para aplicar a regra. Se não preenchido, aplica-se a todas as filiais	Opcional

Perguntas Frequentes

Como funciona o monitoramento automático de títulos?

O sistema executa diariamente às 6h da manhã uma verificação de todos os títulos em aberto. Para cada título que atende aos critérios de uma configuração de cobrança, as ações definidas (mensagens, atividades) são executadas automaticamente em background.

Posso criar múltiplas regras para o mesmo período?

Sim, é possível criar múltiplas configurações para o mesmo número de dias, desde que sejam para filiais diferentes ou tenham ações distintas. O sistema executará todas as configurações aplicáveis para cada título.

O que acontece se um modelo de mensagem for inválido?

Se um modelo de mensagem não for do tipo “A pagar” ou estiver indisponível, a validação impedirá o salvamento da configuração. Modelos devem ser específicos para documentos a pagar para garantir compatibilidade com os dados disponíveis.

As mensagens são enviadas todos os dias para o mesmo título?

Não, o sistema verifica se o número de dias de atraso corresponde exatamente ao configurado. Por exemplo, uma regra para “5 dias de atraso” só é executada quando o título completa exatamente 5 dias de atraso, não diariamente.

Como configurar alertas preventivos antes do vencimento?

Use valores negativos no campo “Dias de Atraso”. Por exemplo: -3 para alertar 3 dias antes do vencimento, -1 para alertar 1 dia antes. Nesses casos, utilize o modelo “A Vencer” ao invés do modelo “Vencido”.

O que acontece se não especificar uma filial?

A configuração será aplicada a todos os títulos de todas as filiais da empresa. Esta é a configuração padrão para regras globais de cobrança.

As atividades criadas automaticamente aparecem no CRM?

Sim, todas as atividades criadas pelo sistema de cobrança aparecem no módulo de atividades/CRM, com prioridade alta, lembretes configurados e vinculação ao documento e cliente correspondentes.

Como funciona a integração com ERP externo?

Quando integrado a ERPs como SAP Business One, o sistema consulta diretamente a base de dados financeira do ERP para obter informações atualizadas dos títulos. Isso garante que as cobranças sejam baseadas em dados reais e sincronizados.

É possível desativar temporariamente uma configuração?

Atualmente não há opção de desativação temporária. Para interromper uma regra, você deve excluí-la da listagem. Para reativar, será necessário criar nova configuração com os mesmos parâmetros.

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