Este guia completo aborda todos os tipos de documentos disponíveis no Vendelo: Cotações, Propostas, Pedidos, Devoluções e Notas Fiscais. Você aprenderá a navegar, criar, editar e gerenciar cada tipo de documento, bem como entender suas funcionalidades específicas e fluxos de trabalho dentro do sistema.
Índice
Tipos de Documentos
O Vendelo trabalha com seis tipos principais de documentos comerciais, cada um com suas características e propósitos específicos:
| Tipo de Documento | Finalidade | Status Disponíveis | Integração ERP |
|---|---|---|---|
| Cotação (Sales Quote) | Apresentar preços e condições ao cliente | Rascunho, Aberto, Cancelado | Sim |
| Pedido (Sales Order) | Formalizar a venda | Rascunho, Aberto, Preparando, Fechado, Cancelado | Sim |
| Devolução (Sales Order Return) | Processar devoluções de mercadoria | Rascunho, Aberto, Preparando, Fechado, Cancelado | Sim |
| Requisição (Purchase Request) | Solicitar compra de fornecedores | Rascunho, Aberto, Preparando, Fechado, Cancelado | Sim |
| Nota Fiscal (Sales Invoice) | Documento fiscal obrigatório | Apenas consulta (criada pelo ERP) | Somente Leitura |
| NF Devolução (Sales Invoice Return) | Nota fiscal de devolução | Apenas consulta (criada pelo ERP) | Somente Leitura |
Quando você cria qualquer documento no Vendelo, ele será automaticamente sincronizado com seu ERP caso haja integração configurada. Isso vale também para ações como cancelamento, alterações e aprovações.
Navegação Básica
Todos os documentos seguem uma estrutura de navegação consistente com abas organizadas por contexto:
- Acesse o menu lateral e selecione o tipo de documento desejado (Cotações, Pedidos, etc.)
- Na tela de listagem, clique em “Novo” para criar um documento ou clique sobre um existente para editá-lo
- Navegue pelas abas na parte inferior da tela para acessar diferentes seções do documento
- Use o botão de salvar (ícone de disquete) para gravar suas alterações
- Utilize os botões de ação (compartilhar, cancelar, duplicar) conforme necessário
Abas Principais dos Documentos
- Informações Gerais: Dados básicos como cliente, vendedor, condições de pagamento
- Itens: Produtos e serviços incluídos no documento
- Endereços e Entrega: Endereços de cobrança e entrega, tipo de entrega
- Despesas Adicionais: Fretes, seguros e outras despesas
- Acompanhamento: Atividades e histórico relacionados ao documento
- Comentários: Observações internas e instruções de separação
- Anexos: Arquivos relacionados ao documento
- Resumo: Visão geral e totalizadores
Cotações (Sales Quote)
As cotações são utilizadas para apresentar preços e condições comerciais aos clientes. Elas servem como base para negociação e podem ser convertidas em pedidos posteriormente.
O que você pode fazer com Cotações:
- Criar: Nova cotação com produtos, preços e condições
- Editar: Modificar itens, quantidades, descontos e condições
- Duplicar: Criar cópia para reutilizar informações
- Converter: Transformar em pedido de venda
- Compartilhar: Enviar por e-mail ou gerar PDF
- Cancelar: Cancelar cotação com justificativa
- Acompanhar: Controlar data de validade e histórico
As cotações possuem data de validade. Configure adequadamente a data de entrega que representa o prazo limite da proposta.
Criando uma Nova Cotação
- No menu lateral, clique em “Cotações”
- Clique no botão “Nova Cotação” (ícone +)
- Preencha as informações básicas: filial, vendedor, cliente
- Defina a data de validade da cotação
- Vá para a aba “Itens” e adicione os produtos/serviços
- Configure endereços de entrega se necessário
- Adicione despesas de frete na aba correspondente
- Revise o resumo e salve a cotação
Convertendo Cotação em Pedido
- Abra a cotação aprovada pelo cliente
- Clique no botão “Copiar para Pedido” (ícone de cópia)
- Selecione se deseja copiar todos os itens ou apenas os com estoque
- Confirme a operação
- O sistema criará automaticamente um novo pedido
Pedidos (Sales Order)
Os pedidos representam vendas confirmadas e controlam todo o processo até a entrega. Eles possuem o fluxo de trabalho mais completo do sistema.
O que você pode fazer com Pedidos:
- Criar: Novo pedido diretamente ou a partir de cotação
- Editar: Alterar enquanto em status permitido
- Autorizar: Submeter para aprovação (se configurado)
- Processar Pagamento: Integração com gateways de pagamento
- Separar: Controlar processo de preparação
- Entregar: Gerenciar entregas e rastreamento
- Fechar: Finalizar pedido completamente atendido
- Cancelar: Cancelar com justificativa
- Faturar: Gerar nota fiscal (via ERP)
Status do Pedido
| Status | Descrição | Ações Permitidas |
|---|---|---|
| Rascunho | Pedido em elaboração | Editar, Salvar, Cancelar |
| Aberto | Pedido confirmado, aguardando processamento | Processar, Cancelar, Fechar |
| Preparando | Em processo de separação | Fechar, Cancelar |
| Fechado | Pedido finalizado | Consultar, Devolver |
| Cancelado | Pedido cancelado | Consultar apenas |
Processamento de Pagamentos
Quando configurado gateway de pagamento, o pedido pode processar cobranças online:
- Configure condições de pagamento com checkout online
- Salve o pedido – o sistema gerará link de pagamento automaticamente
- Use o botão “Pagar” para acessar o checkout
- Alternativamente, compartilhe o link com o cliente por e-mail
- Acompanhe o status do pagamento na aba Resumo
Pedidos com pagamento online aprovado avançam automaticamente para “Preparando” se configurado no sistema.
Controle de Estoque
Os pedidos podem ter controle automático de estoque quando configurado:
- Reserva: Estoque reservado ao salvar o pedido
- Baixa: Estoque reduzido ao confirmar separação
- Validação: Sistema impede venda sem estoque
- Alertas: Notificações de produtos com estoque baixo
Pedidos de Devolução (Sales Order Return)
As devoluções no sistema representam pedidos de devolução, ou seja, uma solicitação de retorno de mercadorias por defeito, troca ou outras razões comerciais.
Importante: a criação desse pedido não gera a devolução diretamente no ERP. Ele precisa ser analisado e aceito pelo backoffice no ERP para que o processo de devolução seja efetivamente concluído.
O que você pode fazer com Pedidos de Devolução:
- Criar: Solicitar uma devolução a partir de um pedido existente
- Acompanhar: Monitorar o status da solicitação até sua aprovação
- Detalhar: Informar motivos e itens da devolução
- Ajustar: Definir devoluções totais ou parciais
Criando um Pedido de Devolução
- Abra o pedido que será devolvido
- Clique em “Devolver Itens” (ícone de devolução)
- Informe o motivo da devolução
- Escolha se é devolução total ou parcial
- Para devolução parcial, ajuste as quantidades dos itens
- Confirme a criação do pedido de devolução
Após a criação, o pedido de devolução será enviado para o ERP e ficará pendente de análise. A devolução só será efetivada após a aprovação pelo backoffice.
Processamento da Devolução
Após o envio, o pedido segue o fluxo de validação no ERP:
| Etapa | Ação | Resultado |
|---|---|---|
| Recebimento | Backoffice registra a chegada da mercadoria | Início da análise |
| Análise | Avaliação das condições dos itens | Aprovação ou rejeição da devolução |
| Processamento | ERP efetiva a devolução aprovada | Atualizações de estoque e financeiro |
Solicitações de Compra
As Solicitações de Compra representam apenas uma solicitação interna para aquisição de produtos, sendo utilizadas principalmente quando vendedores precisam repor estoque próprio ou solicitar itens necessários para o dia a dia (como materiais de apoio, brindes ou produtos para pronta entrega).
Importante: a solicitação não gera uma compra automaticamente. Ela deve ser avaliada e aprovada pelo responsável (backoffice/compras), que então poderá dar sequência ao processo junto ao fornecedor.
O que você pode fazer com Solicitações:
- Criar: Registrar uma solicitação de itens necessários
- Justificar: Informar o motivo da solicitação (reposição, uso diário, etc.)
- Acompanhar: Verificar o status da solicitação até sua aprovação
Quando utilizar
- Reposição de estoque do vendedor
- Solicitação de produtos para pronta entrega
- Materiais de apoio para vendas (catálogos, brindes, etc.)
- Itens necessários para execução das atividades diárias
Diferenças das Solicitações
As Solicitações possuem algumas particularidades em relação aos pedidos:
- Fornecedor: Cliente é substituído por fornecedor
- Data Necessária: Define quando o item precisa estar disponível
- Comprador: Campo vendedor representa quem está solicitando
- Endereços: Foco no local de recebimento (empresa ou vendedor)
- Fluxo: Depende de aprovação interna antes de virar compra
- Impostos: Cálculos específicos para operações de compra
Notas Fiscais
As notas fiscais são documentos obrigatórios criados pelo ERP. No Vendelo, elas aparecem apenas para consulta e acompanhamento.
O que você pode fazer com Notas Fiscais:
- Consultar: Visualizar dados da nota fiscal
- Acompanhar: Ver status de transmissão
- Baixar: Obter PDF da DANFE
- Compartilhar: Enviar por e-mail ao cliente
- Rastrear: Acompanhar entrega quando integrado
Notas fiscais NÃO podem ser editadas no Vendelo. Todas as alterações devem ser feitas diretamente no ERP.
Informações Disponíveis
- Número: Número sequencial da nota
- Série: Série fiscal utilizada
- Chave de Acesso: Para consulta no site da Receita
- Status: Autorizada, cancelada, rejeitada
- Valores: Totais com discriminação de impostos
- Cliente: Dados do destinatário
- Itens: Produtos com classificação fiscal
Integração com ERP
A integração com ERP é fundamental para manter os sistemas sincronizados. O Vendelo suporta integração bidirecional com os principais ERPs do mercado.
Fluxo de Sincronização
- Criação no Vendelo: Documento criado e salvo
- Envio para ERP: Sistema envia automaticamente para integração
- Processamento ERP: ERP valida e processa o documento
- Retorno Status: ERP informa sucesso ou erro
- Atualização Vendelo: Status e dados atualizados automaticamente
Status de Integração
| Status | Significado | Ação Recomendada |
|---|---|---|
| Pendente | Aguardando processamento | Aguardar processamento automático |
| Processado | Sincronizado com sucesso | Nenhuma ação necessária |
| Erro | Falha na integração | Verificar log de erros e corrigir |
| Manual | Requer intervenção | Processar manualmente no ERP |
Use o botão “Sincronizar com ERP” para forçar nova tentativa de integração quando houver erros.
Resolução de Problemas
Quando a integração falha, verifique:
- Conectividade: ERP está online e acessível
- Dados Obrigatórios: Todos os campos requeridos preenchidos
- Validações: Regras de negócio do ERP atendidas
- Permissões: Usuário tem acesso no ERP
- Cadastros: Cliente/produtos existem no ERP
Workflow dos Documentos
Entenda como os documentos se relacionam e fluem pelo processo comercial:
Fluxo Comercial Completo
- Cotação: Cliente solicita orçamento
- Negociação: Ajustes de preço e condições
- Aprovação: Cliente aprova a cotação
- Conversão: Cotação vira pedido de venda
- Pagamento: Processamento financeiro
- Separação: Preparação dos itens
- Expedição: Envio ao cliente
- Faturamento: Geração de nota fiscal
- Entrega: Confirmação do recebimento
- Pós-venda: Devolução se necessário
Regras de Transição
| De | Para | Condições | Ação |
|---|---|---|---|
| Cotação | Pedido | Cotação aprovada | Botão “Copiar para Pedido” |
| Pedido | Nota Fiscal | Pedido fechado | Automático pelo ERP |
| Pedido | Devolução | Qualquer status | Botão “Devolver Itens” |
| Qualquer | Duplicação | Documento salvo | Botão “Duplicar” |
Perguntas Frequentes
Posso editar um pedido depois de salvá-lo?
Sim, você pode editar pedidos enquanto estão em status “Rascunho” ou “Aberto”. Pedidos em “Preparando” têm edição limitada, e pedidos “Fechados” ou “Cancelados” não podem ser editados.
Como funciona a integração com o ERP?
Quando você cria ou modifica um documento no Vendelo, ele é automaticamente enviado para seu ERP. O processo é bidirecional: alterações no ERP também retornam para o Vendelo. A sincronização acontece em tempo real ou em intervalos configurados.
Posso cancelar um documento já integrado com ERP?
Sim, cancelamentos feitos no Vendelo são enviados automaticamente para o ERP. Você deve informar uma justificativa para o cancelamento, que será registrada no histórico do documento.
Como converter uma cotação em pedido?
Abra a cotação aprovada e clique no botão “Copiar para Pedido”. Você pode escolher copiar todos os itens ou apenas aqueles com estoque disponível. O sistema criará automaticamente um novo pedido baseado na cotação.
O que acontece se houver erro na integração?
Erros de integração são registrados no histórico do documento. Você pode usar o botão “Sincronizar com ERP” para tentar novamente após corrigir os problemas. Verifique se todos os dados obrigatórios estão preenchidos e se o cliente/produtos existem no ERP.
Posso processar pagamentos online?
Sim, se houver gateway de pagamento configurado. Configure uma condição de pagamento com checkout online, e o sistema gerará automaticamente o link de pagamento. O cliente pode pagar diretamente ou você pode compartilhar o link por e-mail.
Como controlar o estoque nos documentos?
O controle de estoque é automático quando configurado. Pedidos reservam estoque ao serem salvos e fazem a baixa quando confirmada a separação. O sistema alerta sobre produtos sem estoque e pode impedir vendas se configurado para isso.
Posso devolver apenas alguns itens do pedido?
Sim, você pode fazer devoluções parciais. Ao criar a devolução, escolha “devolução parcial” e ajuste as quantidades dos itens que serão devolvidos. Itens de kit têm regras especiais e devem ser devolvidos completos.
Como acompanhar o status dos documentos?
Cada documento possui uma aba “Resumo” com histórico completo de alterações e status. Você pode ver quando foi criado, modificado, sincronizado com ERP, pago, entregue, etc. Também há indicadores visuais de status na listagem.
O que são os campos personalizados nos documentos?
Campos personalizados (User Fields) permitem capturar informações específicas da sua empresa. Eles aparecem em abas dedicadas e podem ser configurados como obrigatórios. Os dados são sincronizados com o ERP se configurado.
